Hướng dẫn giảm tỷ lệ Email Spam

Với sự gia tăng nhanh chóng của tỷ lệ Email Spam. Để bảo vệ mạng và khách hàng, những nhà cung cấp dịch vụ Internet (gọi tắt là: ISP) bắt buộc phải đưa ra những biện pháp nhằm: Giảm tỷ lệ Email Spam xuống. Theo ước tính, có khoảng 70% – 80% Email được gửi đi là Email Spam. Các ISP thông báo rằng: Bộ lọc thư rác của họ phải ngăn chặn 2,7 tỷ Email Spam mỗi ngày.

Bất kể bạn đang gửi email bằng phần mềm Email Marketing hay tự gửi bằng hệ thống của mình thì: Bạn cần nắm vững được những quy tắc nhất định để Email của bạn được gửi đến hòm thư của người nhận. Sau đây PA Marketing sẽ đưa đến bạn những lưu ý giúp giảm tỷ lệ Email bị đưa vào Spam. Mời các bạn cùng theo dõi!

1. Giảm tỷ lệ Email Spam – Kêu gọi người ngận đưa địa chỉ của bạn nằm trong danh bạ Email của người nhận( Address Books)

Bạn cần đề nghị người nhận email thêm địa chỉ email của bạn vào danh bạ email của họ. Điều này giúp email của bạn không bị các ISP ngăn chặn khi không có sự đồng ý của người nhận.
Để làm được điều đó, bạn nên nhắc nhở người nhận rằng: “Để chắc chắn nhận được email của chúng tôi: Hãy thêm địa chỉ email của chúng tôi vào Address Book của bạn” tại vị trí trên cùng trong email của bạn. Với hành động này sẽ giúp bạn giảm tỷ lệ Email Spam hiệu quả hơn.

2. Email bị rơi vào Blacklist

Blacklist: Là danh sách những địa chỉ IP được báo cáo đã gửi đi email không được yêu câu.
Khi bạn gửi đi một lượng lớn email và nhận lại hàng loạt phàn nàn về thư rác. Điều này sẽ làm cho email của bạn dần bị liệt vào Blacklist.
Với một số doanh nghiệp, cách cửa Email Marketing dường như khép lại khi: Tên miền, tên công ty bị rơi vào blacklist. Điều này sẽ khiến tất cả email họ gửi đi luôn nằm trong thư mục Spam. Chính vì vậy, khi IP của bạn nằm trong Blacklist thì: Bạn nên liên hệ với nhà quản trị Blacklist để đề nghị những biện pháp tháo gỡ.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ phải chứng minh rằng: Bạn chỉ gửi email đến những địa chỉ đã đồng ý nhận email từ bạn. Bạn có thể kiểm tra địa chỉ IP của mình có thuộc Blacklist nào đó không tại: https://www.openrbl.org hoặc https://www.dnsstuff.com

3. Giảm tỷ lệ Email Spam – Loại bỏ địa chỉ Email hỏng

Việc giảm tỷ lệ Email hỏng là yếu tố then chốt trong Email Marketing. Điều này giúp bạn gửi được nhiều Email hơn. Đồng thời chi phí gửi Email cũng thấp hơn và tỷ lệ hiệu quả cao hơn. Từ đó mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn, gia tăng tỷ suất lợi nhuận.

– Một số thống kê về tỷ lệ Email hỏng

Thống kê tỷ lệ Email hỏng

Theo thống kê của DoubleClick: Trung bình tỷ hỏng rơi vào khoảng 10%. Trong vài lần gửi đầu tiên, tỷ lệ này có thể cao hơn vì: Các Email hỏng sẽ dần bị xử lý và loại bỏ khỏi danh sách của bạn.
Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm Email Marketing thì: Thường sẽ bao gồm tính năng quản lý email hỏng tự động. Phần mềm sẽ tự động loại bỏ các địa chỉ email hỏng khỏi danh sách sau mỗi chiến dịch. Bạn vẫn có thể xem được các địa chỉ email hỏng này. Tuy nhiên, khi gửi email đi, email sẽ không được gửi tới cac địa chỉ hỏng này nữa.

– Một số cách loại bỏ địa chỉ Email hỏng giúp giảm tỷ lệ Email Spam.

Sử dụng tính năng chặn Email: Hãy xóa bỏ bất cứ địa chỉ email dạng: Abuse@ hoặc Postmaster@ nào có trong danh sách địa chỉ Email của bạn. Đây là các địa chỉ dùng để nhận dạng thư rác.
Cho phép người dùng cập nhật lại thông tin: Khuyến khích người dùng cập nhật thông tin của họ nếu có thay đổi trong link quản lý nhận tin. Bạn có thể tạo form cập nhật thông tin, sau đó chèn đường link vào cuối mỗi Email. Với hành động này sẽ giúp bạn giảm tỷ lệ Email Spam khi gửi email đi. Bởi hầu hết địa chỉ email gửi đi đều được xác nhận và có sự đồng ý của người nhận.

4. Những từ cần tránh trong Email nhằm giảm tỷ lệ Email Spam

Mỗi ngày, những nhà cung cấp dịch vụ email lớn như: Gmail, MSN hay Yahoo phải ngăn chặn hàng triệu thư rác mỗi ngày. Bộ lọc thư rác của họ vận hành dựa trên cơ chế: Kiểm tra những từ ngữ được sử dụng tại tiêu đề và phần chính nội dung email. Danh mục những từ này đa số là tiếng anh. Bởi đây chính là ngôn ngữ thông dụng nhất trên thế giới.

Sau đây là danh sách một số từ và cụm từ phổ biến dễ làm cho email bị liệt vào Spam Email:

Danh sách từ và cụm từ Spam Email

Nếu bạn chỉ sử dụng một trong các từ trên sẽ không phải là vấn đề quá lớn. Tuy nhiên, nếu có thể hãy tìm những từ thay thế; Hoặc tránh sử dụng những từ trên đến lần thứ hai trong cùng một Email.
Ngoài ra, việc sử dụng chữ viết hoa hay kí tự đặc biệt như: “Dấu chấm than”; “Kí hiệu $” tại tiêu đề của Email cũng khiến Email bị soi bởi chương trình lọc Email Spam.

5. Ba sai lầm chết người khiến khách hàng coi bạn là Spammer

Hãy tưởng tượng vào một ngày chính người đăng ký các bản tin Email của bạn thông báo rằng: Email của bạn là Spam. Vậy lý do là gì?

Ba sai lầm khiến bạn đánh mất khách hàng và Email bị liệt vào Spam Email

– Gửi quá nhiều Email tới khách hàng

Điều này không những không làm giảm tỷ lệ Email Spam mà ngược lại nó còn gây khó chịu cho người nhận. Thông thường, các Website không có thông báo hay thỏa thuận về: Tần suất gửi Email bao nhiêu mỗi tuần/ mỗi tháng. Người nhận có thể vẫn quan tâm tới Website của bạn, Tuy nhiên, họ sẽ thấy khó chịu khi: Bạn cứ 2 ngày hay hàng ngày đều gửi Email cho họ. Vì thế, bạn cần cẩn thận khi lựa chọn tần suất gửi với từng loại Email. Bạn cần theo dõi thường xuyên tỷ lệ dừng nhận tin. Nếu tỷ lệ này tăng lên, bạn cần xem xét lại tần suất gửi Email của bạn đã phù hợp chưa.

– Nội dung email lặp đi lặp lại

Nếu khách hàng cứ đều đặn nhận được 1 mẫu Email lặp đi lặp lại thì: Họ sẽ cảm thấy bị làm phiền, có thể sẽ cho email của bạn vào danh sách Spam.
Chính vì vậy, bạn cần làm mới mình bằng cách: Thêm các hình ảnh, icon theo chủ đề như: Giáng sinh, tết, Valentine… Điều này sẽ giúp Email của bạn hấp dẫn hơn nhiều. Còn về phía khách hàng, họ sẽ cảm thấy bị thu hút hơn với các Email như vậy. Từ đó, giúp bạn giảm số lượng Email Spam.

– Khách hàng không thể đăng ký nhận tin từ bạn

Đừng bao giờ để khách hàng của bạn phải dừng nhận tin bằng cách: Đưa Email của bạn vào mục Spam. Bạn cần chắc chắn rằng: Tất cả Email bạn gửi đi đều có đường link dừng nhận tin.
Nếu một Website không có tính năng dừng nhận tin. Trong khi, lại yêu cầu khách hàng gửi Email cho họ để yêu cầu dừng nhận tin. Vậy nếu là khách hàng bạn sẽ làm gì? Chờ đợi để “được dừng nhận tin” hay cho luôn Email vào mục Spam? Nếu là tôi, tôi sẽ ngay lập tức cho Email đó vào thư mục Spam.
Lưu ý: Càng nhiều người thông báo rằng: Email của bạn là Spam, thì khả năng gửi thư tới Inbox của bạn càng giảm.

Việc giảm tỷ lệ Email Spam không những giúp bạn đạt hiệu quả trong chiến dịch Email Marketing, mà còn giúp email của bạn thu hút được sự quan tâm của người nhận. Qua đó, làm tăng khả năng tiếp cận với khách hàng và đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. Vì vậy, những lưu ý bên trên của mình chắc chắn sẽ giúp được bạn rất nhiều. Để tìm hiểu thêm về Email Marketing, bạn click vào: Kiến thức Email Marketing. Ngoài ra, để gia tăng hiệu quả kinh doanh trên Facebook, hãy tham khảo khóa học Facebook Marketing của chúng tôi. Chúc các bạn thành công!

Xem ngay