Sử dụng phần mềm trực tuyến gửi Email hàng loạt

Có rất nhiều người vẫn cho rằng: Việc gửi Email rất dễ dàng, bạn chỉ cần ấn “ Send” một cái là xong. Tuy nhiên, nó chỉ đúng với trường hợp bạn gửi từng Email một. Nhưng nếu bạn gửi email hàng loạt cùng một thời điểm thì việc này không còn dễ dàng nữa đâu. Lúc này, bạn sẽ cần đến một phần mềm và máy chủ gửi email chuyên nghiệp. Gmail không cho phép bạn gửi với lượng lớn như vậy. Nếu bạn cố tình gửi, hòm thư của bạn sẽ bị khóa vĩnh viễn hoặc bị rơi vào blacklist.

Hôm nay PA Marketing sẽ hướng dẫn các bạn cách gửi email hàng loạt trong Gmail. Mời các bạn cùng theo dõi!

3 cách giúp gửi Email hàng loạt

Sử dụng phần mềm gửi email cài đặt ngay trên máy tính của bạn. Sau đó thuê máy chủ (SMTP) để gửi email đi.
Tự xây dựng hệ thống gửi email cho công ty( Gồm cả phần mềm và máy chủ)
Sử dụng phần mềm email marketing trực tuyến trọn gói
Hướng dẫn lựa chọn phương án giúp gửi email hàng loạt phù hợp với bạn

Bạn có cần phần mềm email marketing trực tuyến?

Sử dụng phần mềm gửi Email Marketing trực tuyến

Hầu hết ở các công ty lớn, bộ phận IT sẽ chịu trách nhiệm về: Đặt hệ thống gửi email cho toàn công ty. Họ sử dụng phần mềm cũng như máy chủ của chính mình; Hoặc thuê máy chủ từ công ty khác. Nếu bạn không thể tự xây dựng hệ thống như vậy, bạn vẫn còn phương án khác. Tuy nhiên, bạn cần cẩn thận khi mua những phần mềm gửi Email trên mạng. Hiện nay, có rất nhiều bài rao vặt hấp dẫn nhưng lại mang tính lừa đảo rất cao.

– Phần mềm hỗ trợ gửi nhiều email một lúc lừa đảo

Nếu bạn tra Google từ khóa: ‘Phần mềm gửi Email”, bạn sẽ nhận được hàng loạt các kết quả khác nhau. Trong đó, có cả những bài rao bán phần mềm gửi Email hàng loạt, cài đặt máy tính của bạn. Mà bạn chỉ tốn vài trăm nghìn và họ đảm bảo 100%, 99% vào inbox. Những tin như vậy chắc chắn là lừa đảo.

– Các phần mềm uy tín

Như bạn biết: Một phần mềm muốn gửi email đi, bạn cần phải được kết nối với máy chủ gửi Email. Các phần mềm được rao bán trên internet đều sử dụng các máy chủ công cộng hoặc miễn phí. Vì vậy, gửi theo cách này bạn sẽ không thể gửi nhiều Email. Tệ hơn là sau một thời gian, toàn bộ email rơi vào thư mục Spam.
Để tránh những điều đáng tiếc xảy ra khi gửi email cho nhiều người cùng lúc thì: Bạn nên sử dụng phần email marketing trực tuyến của một nhà cung cấp có uy tín.

Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm trực tuyến:

Bạn không cần cài đặt gì vào máy tính của mình. Phần mềm trực tuyến hoạt động như một Website. Vì vậy, để sử dụng nó, bạn không cần phải cài đặt vào máy tính của mình.
Cung cấp cho bạn những thống kê chính xác: Đưa ra những thống kê email chính xác từng người đã mở email của bạn. Email nào đã được gửi thành công, Email nào đã hỏng…
Cung cấp nhiều tính năng marketing chuyên dụng cho bạn hơn. Từ đó, giúp bạn giải quyết được nhiều việc hơn. Mang lại hiệu quả kinh doanh online cao hơn.
Bạn không phải bật máy tính để chờ đợi. Với những chiến dịch Marketing lớn, bạn phải mất vài giờ để gửi xong email. Nếu bạn dùng phần mềm cài trên máy tính của mình, bạn phải bật máy tính và chờ đợi. Với phần mềm trực tuyến, bạn chỉ cần ra lệnh gửi xong là có thể tắt máy.
Truy cập bất cứ đâu, từ bất cứ nơi nào. Thiết đặt hệ thống gửi email hàng loạt là một công việc phức tạp. Bạn cần phải cấu hình máy chủ đúng cách. Đồng thời đảm bảo máy chủ của bạn có tỷ lệ gửi email thành công và tỷ lệ inbox cao. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo các email gửi đi không bị rơi vào danh sách đen… Vì vậy, với các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ không chuyên về IT thì: Bạn nên sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp phần mềm email marketing trực tuyến. Đây là giải pháp tối ưu nhất.

Lựa chọn phần mềm trực tuyến gửi Email hàng loạt phù hợp

Lựa chọn phần mềm gửi email phù hợp

Mặc dù có rất nhiều ứng dụng và nhà cung cấp dịch vụ email marketing. Tuy nhiên, luôn có những cái phù hợp với mục đích của bạn hơn. Vậy làm cách nào để xác định đâu là tính năng bạn cần?
Để làm được điều này, bạn cần đánh giá được loại email và mục đích của nó. Cũng như mối liên hệ với các chiến lược marketing. Loại Email được dùng thường phụ thuộc vào loại công việc kinh doanh.
Nếu bạn sử dụng email để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ thì: Bạn cần sử dụng phần mềm trực tuyến sử dụng trong lĩnh vực bán lẻ, có tính cá nhân hóa.
Đối với ngân hàng và các công tác cung cấp dịch vụ tiện ích thì: Thường tập trung nhiều hơn vào các email liên quan đến giao dịch và thông tin dịch vụ. Đối với mỗi loại email lại cần các công cụ khác nhau, hoặc ít nhất là các tiện ích như: Cá nhân hóa. Vì vậy, để sử dụng phần mềm gửi email hàng loạt phù hợp với hoạt động của mình thì: Bạn cần xác định rõ phần mềm email marketing cần những tính năng gì cho hoạt động của mình.

Một số tính năng của phần mềm Email Marketing

– Quản lý liên hệ (địa chỉ email):

Nhập địa chỉ liên hệ từ một File

Nhập địa chỉ email từ file CSV: Cho phép nhập địa chỉ email từ một file trong máy tính của bạn. Định dạng phổ biến được tất cả PMEM hỗ trợ là CSV( là 1 file text)
Nhập địa chỉ email từ file Excel: Đa số PMEM đều không cho bạn nhập email trực tiếp từ file Excel. Bạn phải lưu file Excel thành CSV rồi nhập.
Nhóm địa chỉ email: Bạn phân địa chỉ Email thành nhiều nhóm, danh sách khác nhau.
Tự động nhận địa chỉ email trùng: Phần mềm tự động nhận biết địa chỉ đã tồn tại hay chưa.
Tự động loại địa chỉ: PMEM sẽ tư động xóa các email
Thêm trường tùy chỉnh
Yêu cầu Opt-In: Mỗi khi bạn thêm địa chỉ email mới thì: Phần mềm sẽ tự động gửi email tới địa chỉ này, hỏi xem người đó có đồng ý nhận email từ bạn hay không. Yêu cầu này có thể sẽ gây bất tiện cho bạn.
Tự động dừng nhận tin: PMEM sẽ tự chèn 1 đường link dừng nhận tin vào cuối mỗi email của bạn. Người nhận có thể từ chối nhận email của bạn bằng cách click vào đường link đó. Tính năng này, giúp người nhận thấy họ được tôn trọng.
Lọc địa chỉ email theo trường: Bạn có thể lọc các địa chỉ theo trường “ Độ tuổi”, “ giới tính”…
Lọc địa chỉ email theo hành động
Chặn email và tên miền

– Những tính năng hữu ích cần có khi tạo Email

Tạo Email Markeitng

Hỗ trợ Unicode tiếng việt/ Bộ soạn thảo cơ bản/ Bộ soạn thảo WYSIWYG
Xem HTML khi đang soạn thảo
Template email có sẵn
Upload mẫu email từ máy tính
Tạo template từ Website
Email dạng text
Hosting lưu trữ ảnh
Thư viện hình ảnh
Tự phản hồi
Tự hành động
Video emai
Cá nhân hóa email bằng trường
Nội dung động

-Gửi Email Marketing

Gửi Email Marketing

Hẹn giờ gửi email
Kiểm tra SPAM
Tự động tạo phiên bản Web của email
Xem thử Email
Test từng phần chiến dịch…

-Thống kê

Thống kê Email

Số lượng email hỏng/ Email đã mở/ Email đã click
Email dừng nhận tin
Email chuyển tiếp
Thống kê danh sách email

Trên đây, mình đã hướng dẫn các bạn cách lựa chọn phần mềm trực tuyến hỗ trợ gửi email hàng loạt tới người dùng. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, bạn cần biết được tính năng nào là tính năng mình cần. Từ đó, lựa chọn phần mềm phù hợp nhất đối với mình. Để tham khảo thêm về Email Marketing bạn click vào: Kiến thức Email Marketing để tìm hiểu nhiều hơn. Chúc các bạn thành công!

Xem ngay