2P2R- quy trình 4 bước xử lý khủng hoảng truyền thông

Khủng hoảng là một sự việc khác thường diễn ra gây bất lợi cho Doanh nghiệp, tổ chức. Điều đáng nói là nó luôn đến trong bất ngờ mà không báo trước. Chính vì vậy, điều nay gây bất lợi rất lớn cho thương hiệu. Nếu như Doanh nghiệp không có sự chuẩn bị, kỹ năng để xử lý khủng hoảng truyền thông khi nó đến.

Quản lý khủng hoảng chính là quá trình chuẩn bị và triển khai những chiến thuật, phương pháp xử lý khủng hoảng truyền thông.  Giúp các tổ chức, Doanh nghiệp phòng tránh và giảm thiểu tối đa những tác động tiêu cực để lại. Và một trong những quy trình quản lỷ khủng hoảng tối ưu là- 2P2R. Thì dưới đây PA Marketing sẽ chia sẻ với bạn đọc.

1.Phòng ngừa khủng hoảng (Prevention).

Việt Nam ta có câu: “Phòng hơn chống”. Và đương nhiên, chúng ta không thể đợi cho khủng hoảng xảy ra. Rồi mới bắt đầu xử lý khủng hoảng truyền thông. Vì vậy mà Doanh nghiệp cần phải phòng ngừa những nguy cơ khủng hoảng trước khi nó xảy ra. Và quá trình đó được gọi là quản lý tiền khủng hoảng.

2P2R- quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông

• Quản lý tiền khủng hoảng chính là quá trình quản lý các vấn đề đang diễn ra trong Doanh nghiệp. Đó có thể là những vấn đề về: Quy trình sản xuất đang gặp khó khăn,; Khâu quản lý kém; hay những vấn đề về môi trường, thuế,… Để nhận ra những vấn đề này thì Doanh nghiệp luôn cần đến việc quản lý rủi ro. Để trợ giúp Doanh nghiệp trong việc: Xác định và xếp thứ tự ưu tiên trong việc quản lý các rủi ro chính.
• Công tác phòng ngừa, dự báo rủi ro nếu làm tốt sẽ giúp Doanh nghiệp: Giảm thiểu thời gian tập trung vào những vấn đề không quan trọng. Và có thể phòng ngừa khủng hoảng truyền thông. Không cho nó xảy ra khi đã lường trước được.

2.Chuẩn bị (Preparation).

Sau khi đã dự đoán được khủng hoảng. Cũng như đã phân tích được nó sẽ xảy ra ở vấn đề gì hay bộ phận nào. Thì các Doanh nghiệp cần phải bắt tay ngay vào việc chuẩn bị xử lý khủng hoảng truyền thông.

Nếu có thể giải quyết sự việc trước khủng hoảng:

• Nếu như các vấn đề có thể giải quyết được mà không để xảy ra khủng hoảng Thì các Doanh nghiệp, tổ chức nên mau chóng đề ra những phương pháp giải quyết vấn đề.
• Nếu như khủng hoảng xảy ra đã là không thể tránh khỏi. Thì Doanh nghiệp cần lưu ý các dấu hiệu của khủng hoảng. Và cần cẩn trọng với việc khủng hoảng có thể bùng phát đột ngột. Tốt nhất là hãy mua bảo hiểm cho Doanh nghiệp nếu có thể. Để đề phòng các trường hợp xấu nhất trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông.

Nhiều công ty do chủ quan nên không muốn mua bảo hiểm cho các sản phẩm. Điều này không hề khôn ngoan một chút nào. Bảo hiểm có thể giúp cho Doanh nghiệp của bạn tốn ít chi phí hơn. Khi có sự cố về vấn đề an toàn của sản phẩm.

Chuẩn bị trước khủng hoảng:

• Trong quá trình chuẩn bị trước khủng hoảng. Việc các các Doanh nghiệp, tổ chức cần làm nhất là: Thành lập ban quản lý khủng hoảng.
• Ban quản lý khủng hoảng sẽ là cơ quan có trách nhiệm: Chỉ đạo, lên kế hoạch và hành động để xử lý khủng hoảng hi nó xảy ra. Vì vậy, ban này cần có cơ cấu chặt chẽ và hợp lý. Để đảm bảo quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông diễn ra nhanh nhất.

Chỉ định người phát ngôn cho Doanh nghiệp:

• Người phát ngôn của Doanh nghiệp, tổ chức sẽ là người đối diện với truyền thông và đại diện cho cả công ty.
• Người phát ngôn tốt nhất là những người có uy tín, có vị trí cao. Được biết tới, được tôn trọng và có sự tín nhiệm của nhiều người như: Lãnh đạo công ty, các chuyên gia xử lý khủng hoảng truyền thông; Những người có kinh nghiệm ứng phó khủng hoảng,…

Chỉ định người phát ngôn

Có như vậy, những phát ngôn của họ mới tạo ra sự ảnh hưởng và lan tỏa. Một điều nữa cần phải chú ý đó là: Cần phải tránh sự mâu thuẫn trong thông điệp gửi tới công chúng và truyền thông. Điều đó sẽ gây ra phản ứng ngược và khiến cuộc khủng hoảng càng thêm nghiêm trọng. Hãy đảm bảo thông tin được thông suốt và thống nhất nhé!

Lập kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông:

• Sau khi đã chọn được người phát ngôn chính thức cho Doanh nghiệp. Và lựa chọn ban quản lý khủng hoảng. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch xử lý khủng hoảng cho mình.
• Kế hoạch xử lý khủng hoảng sẽ đề cập rõ ràng và chính xác những hành động cần làm. Để có thể ứng phó với khủng hoảng nhanh và tốt nhất. Phân chia công việc cụ thể, nhiệm vụ của từng bộ phận. Để đảm bảo việc xử lý khủng hoảng truyền thông diễn ra nhanh chóng và kịp thời.

3.Phản ứng(Response) khi xử lý khủng hoảng truyền thông.

Một khi khủng hoảng đã diễn ra, ban quản lý khủng hoảng cần phải đưa ra những quyết định nhanh chóng. Để có thể ứng phó kịp thời và ổn định lại tổ chức, Doanh nghiệp. Trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông, các việc cần làm bao gồm:

• Hành động và quyết định nhanh chóng để ổn định tình thế.
• Luôn thu thập thông tin trong suốt quá trình giải quyết.
• Không ngừng giao tiếp.
• Lập hồ sơ hành động.
• Sử dụng kỹ năng quản lý.
• Luôn có mặt ở tuyến đầu.
• Tuyên bố ngay khi khủng hoảng chấm dứt.

Ứng phó với khủng hoảng

Khi xử lý khủng hoảng, các Doanh nghiệp, tổ chức cũng cần hết sức chú ý tới truyền thông. Và cần chú ý sử dụng truyền thông đại chúng như một công cụ hữu ích. Để định hướng và ổn định lại dư luận khi khủng hoảng diễn ra.

4.Hồi phục sau khủng hoảng (Recovery).

Sau khi khủng hoảng chấm dứt, Doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành hồi phục và rút kinh nghiệm.

Chấm dứt khủng hoảng truyền thông

Đánh giá tác động của khủng hoảng tới Doanh nghiệp:

• Trước tiên, ban lãnh đạo công ty và ban quản lý khủng hoảng cần phải họp lại. Để xem xét và đánh giá tác động của khủng hoảng tới các nhóm công chúng. Cũng như lệ kế hoạch, xây dựng các chiến lược, chính sách hoạt động, truyền thông. Để có thể phục hồi và phát triển, đưa công việc kinh doanh trở lại ổn định.
• Những công việc được tiến hành sẽ cần đến sự phối hợp, hỗ trợ rất lớn của bộ phận PR và Marketing. Để có thể khôi phục hình ảnh của Doanh nghiệp và định hướng truyền thông đại chúng nhanh nhất.

Đánh giá và rút kinh nghiệm sau khủng hoảng:

Cuối cùng, Doanh nghiệp, tổ chức cần phải đánh giá công tác đối phó khủng hoảng và rút kinh nghiệm. Đưa ra bài học xử lý khủng hoảng để có kế hoạch xử lý khủng hoảng tốt hơn. Hãy chú ý tuân thủ các nguyên tắc:

• Hành động nhanh và quyết đoán.
• Con người là trên hết.
• Luôn có mặt tại hiện trường (trực tiếp hoặc gián tiếp).
• Giao tiếp mở.
• Phản xạ theo kinh nghiệm và bản năng.

Đây là quy trình chung được đưa ra để hỗ trợ các Doanh nghiệp trong việc quản lý và lập kế hoạch. Nhưng để xử ký khủng hoảng truyền thông cho Doanh nghiệp mình. Bạn cần phải linh hoạt trong cách ứng phó. Dựa trên những kiến thức, kinh nghiệm. Ứng dụng vào khủng hoảng thực tế đang diễn ra. Để xây dựng quy trình quản lý và xử lý phù hợp nhất cho mình. Và nếu như bạn muốn bổ trợ thêm các kiến thức về khủng hoảng cho Doanh nghiệp mình. Hãy tham gia khóa Huấn luyện xử lý khủng hoảng của chúng tôi. Để có được những kiến thức, kĩ năng và quy trình quản lý, ứng phó khủng hoảng hiệu quả riêng cho Doanh nghiệp mình.