5 sai lầm khi người lãnh đạo đưa ra phản hồi tiêu cực

Đưa ra phản hồi tiêu cực chưa bao giờ là điều dễ dàng, đặc biệt khi đối mặt với những nhân viên mới bắt đầu đảm nhận vai trò quản lý. Nhưng làm thế nào để vừa truyền đạt được những thông tin cần thiết, vừa giữ gìn được mối quan hệ làm việc? Với hơn 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, Steve Vamos đã chỉ ra 5 sai lầm phổ biến mà các nhà quản lý thường mắc phải khi đưa ra phản hồi tiêu cực. Cùng PA Marketing khám phá những sai lầm này để bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp và xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Sai lầm 1: Trì hoãn cuộc trò chuyện

Tránh né những cuộc trò chuyện khó khăn về hiệu suất không hề có lợi cho ai cả. Đối với nhân viên, việc trì hoãn phản hồi có thể gây ra những tổn thương sâu sắc, thậm chí khiến họ mất đi cơ hội cải thiện.

Các vấn đề về hiệu suất thường có xu hướng trở nên nghiêm trọng hơn nếu không được giải quyết kịp thời. Thay vì để các vấn đề nhỏ tích tụ, cách tiếp cận hiệu quả nhất là đưa ra phản hồi ngay khi vấn đề xảy ra hoặc sớm nhất có thể. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ những điểm cần cải thiện và có cơ hội sửa chữa kịp thời. Đừng đợi đến khi có quá nhiều vấn đề mới đưa ra đánh giá chính thức.

Ví dụ: Tôi muốn nói chuyện với bạn về dự án gần đây. Tôi nhận thấy rằng chúng ta đã gặp một chút khó khăn trong việc hoàn thành đúng hạn. Tôi muốn dành thời gian để hiểu rõ hơn về những gì đã xảy ra và cùng nhau tìm ra giải pháp để tránh tình huống tương tự trong tương lai. Chúng ta có thể sắp xếp một cuộc gặp vào cuối tuần này để trao đổi không?”

Bằng cách này, cả bạn và họ đều có thể chuẩn bị trước giúp cuộc trò chuyện có hiệu quả hơn.

Sai lầm 2: Không chuẩn bị đủ

Nhiều nhà quản lý mới thường không chuẩn bị kỹ lưỡng trước các cuộc thảo luận về hiệu suất. Tuy nhiên, việc chuẩn bị kỹ càng là yếu tố quyết định thành công của cuộc trò chuyện. Đặc biệt khi bạn cần đưa ra những phản hồi quan trọng, việc chuẩn bị càng trở nên cần thiết.

Trước khi bước vào cuộc trò chuyện, bạn nên nắm rõ rõ ràng về trách nhiệm công việc của nhân viên, đồng thời xác định rõ những kỳ vọng của mình về hiệu suất làm việc của họ. Điều này giúp bạn đánh giá một cách khách quan về điểm mạnh, điểm yếu và những lĩnh vực cần cải thiện của nhân viên. Nếu có bất kỳ vấn đề nào chưa đạt được kỳ vọng, hãy chuẩn bị những dẫn chứng cụ thể để giải thích rõ ràng cho nhân viên hiểu.

Đây là lý do tại sao chuẩn bị là rất quan trọng. Trước cuộc họp, hãy tự hỏi:

Mục tiêu chính mà tôi muốn anh/chị tập trung vào trong quý này là gì?
Có phải kỳ vọng của tôi có hợp lý không, và họ đã được truyền đạt chưa?
Tôi có thể giải thích cho anh/chị thấy làm thế nào công việc hàng ngày của anh/chị sẽ tạo ra sự khác biệt lớn cho toàn bộ dự án không?
Cơ sở mà tôi cho rằng nhân viên của mình chưa làm được, điều tôi so sánh dựa trên tiêu chuẩn nào?
Tôi có thể đưa ra những ví dụ cụ thể về những hành động hoặc kết quả chưa đạt yêu cầu không?
Hướng dẫn nào sẽ giúp họ trở lại đúng hướng?

Đưa ra các ví dụ thực tế của thành viên trong nhóm về những kỳ vọng không được đáp ứng và điều đó ảnh hưởng đến nhóm hoặc các mục tiêu tổ chức sẽ giúp họ hiểu lý do tại sao bạn đưa ra vấn đề. Tập trung giải thích của bạn vào công việc – và không phải là những đặc điểm riêng lẻ của người đó phần nào giúp bạn nhận được phản ứng tôn trọng trái ngược với phòng thủ. Chẳng hạn, bạn có thể:

Thay vì nói: “Tôi cảm thấy rằng bạn có thể làm tốt hơn nhiều về phân tích xu hướng cho Project X. Dữ liệu sâu sắc hơn, chúng tôi sẽ nhận thấy khoảng cách trong việc cung cấp của chúng tôi và nhóm của chúng tôi sẽ giành được giá thầu.”

Bạn có thể nói: “Khi xem báo cáo phân tích xu hướng cho Project X, tôi thấy rằng nếu chúng ta đi sâu hơn vào dữ liệu, chúng ta có thể phát hiện ra những cơ hội mới để tối ưu hóa đề xuất của mình. Điều này không chỉ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về thị trường mà còn tăng khả năng chiến thắng trong cuộc đấu thầu.”

Sai lầm 3. Không hỏi đúng câu hỏi

Cuộc đánh giá hiệu suất nên là một cuộc đối thoại cởi mở, nơi cả quản lý và nhân viên cùng đóng góp ý kiến. Khi đưa ra phản hồi, hãy tập trung vào việc tìm hiểu sâu hơn về những nguyên nhân gốc rễ dẫn đến hiệu suất chưa như mong đợi. Đặt những câu hỏi đúng sẽ giúp chúng ta cùng nhau tìm ra giải pháp và hỗ trợ nhân viên phát triển.

Thay vì bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách đưa ra những tuyên bố kết luận như: “Bạn không hoàn toàn tập trung vào công việc của mình trong những ngày này”, mà hãy hỏi những câu hỏi mở như: “Bạn cảm thấy thế nào về công việc?” Hoặc “Công việc của bạn đang diễn ra như thế nào?” Các câu hỏi như thế này có thể giúp bạn hiểu quan điểm của người khác, bao gồm mọi mối quan tâm hoặc thách thức mà họ có thể đang đấu tranh. Biết nơi họ đến từ đâu sẽ cho phép bạn đưa ra lời khuyên giải quyết vấn đề thực tế – thay vì những gì bạn nghĩ rằng đó là vấn đề.

Khi nhân viên của bạn nói, hãy dừng phán xét và lắng nghe tích cực. Có nhiều lý do có thể cho hiệu suất kém, và mỗi người đòi hỏi một hành động khác nhau. Theo như chia sẻ của Steven Vamos, một số nguyên nhân phổ biến bao gồm:

Các vấn đề cá nhân như sức khỏe kém hoặc các vấn đề gia đình
Thiếu các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc
Thiếu hướng đi rõ ràng xung quanh kỳ vọng của bạn
Một thái độ kém hoặc thiếu động lực

Cuối cùng, hãy nhớ rằng các câu hỏi mở không chỉ giúp bạn thu thập thông tin mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tin cậy với nhân viên. Đặc biệt với những người mới vào làm, hãy kiên nhẫn và dành thời gian để hiểu rõ hơn về góc nhìn của họ. Qua từng cuộc trò chuyện, bạn sẽ ngày càng hiểu rõ hơn về nhau và cùng nhau tìm ra giải pháp hiệu quả.

Sai lầm 4: Không làm rõ vấn đề của nhân viên

Trong một cuộc trò chuyện đánh giá hiệu suất, vai trò của người quản lý là vô cùng quan trọng. Thay vì tạo ra một bầu không khí đối đầu, hãy cố gắng xây dựng một mối quan hệ hợp tác, nơi cả hai bên cùng nhau tìm kiếm giải pháp. Thay vì tập trung vào những thiếu sót, hãy tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu chung.

Hãy thử áp dụng một góc nhìn khách quan để phân tích tình hình. Ví dụ, bạn có thể nói: ‘Dự án này rất quan trọng đối với toàn đội, và kỹ năng của bạn đóng vai trò rất quan trọng trong thành công của dự án. Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng bạn đang gặp một số khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Bạn có thể chia sẻ thêm về những gì đã xảy ra không?’ Cách tiếp cận này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tạo điều kiện để họ đưa ra giải pháp.

Với vai trò là một người hướng dẫn không chỉ giúp giảm thiểu áp lực trong các cuộc trò chuyện khó khăn mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Khi bạn tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên phát triển, họ sẽ cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn củng cố mối quan hệ giữa bạn và nhân viên.

Sai lầm 5: Lộ trình cải thiện không rõ ràng

Hiệu suất phản hồi không chỉ dừng lại ở việc đưa ra nhận xét mà còn là cơ hội để cùng nhau xây dựng kế hoạch phát triển. Khi cả người quản lý và nhân viên cùng nhau xác định các giải pháp, nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền và có động lực để thực hiện những thay đổi cần thiết

Quá trình đánh giá hiệu suất nên bắt đầu bằng việc cùng nhân viên xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu và các mục tiêu phát triển. Hãy dành thời gian để lắng nghe ý kiến của họ và cùng nhau xây dựng một kế hoạch hành động cụ thể. Việc thiết lập các mốc đánh giá thường xuyên sẽ giúp chúng ta theo dõi tiến độ và kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Nếu họ gặp phải những rào cản, bạn có thể sử dụng cách kiểm tra này để giải quyết những điều đó và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Đặt một ngày đã thỏa thuận và hợp lý để rút ra quá trình kết thúc, điều này sẽ thay đổi tùy thuộc vào tiến trình đang được thực hiện.

Một người quản lý giỏi không chỉ là người đưa ra đánh giá mà còn là người đồng hành cùng nhân viên. Việc xây dựng một mối quan hệ tin cậy dựa trên sự tôn trọng và sự thấu hiểu sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận những góp ý và cùng nhau tìm ra giải pháp. Dù không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng việc đầu tư vào mối quan hệ với nhân viên sẽ mang lại những kết quả lâu dài.

(Lược dịch và bổ sung từ bài viết: “ 5 Mistakes Managers Make When Giving Negative Feedback”, đăng trên Harvard Business review)

Theo dõi PA Marketing thường xuyên để tích lũy cho mình nhiều kiến thức quý giá về kinh doanh cũng như trang bị cho mình những khóa học chất lượng với giá ưu đãi được giảng dạy bởi chuyên gia Phan Anh giúp nâng tầm kết quả kinh doanh cũng như tư duy kinh doanh của mình bạn nhé!

Dưới đây là một số thông tin cơ bản về giảng viên để anh chị có thể biết người đang chia sẻ, đứng lớp dạy mình là ai và chất lượng kiến thức mà người đó đem lại, giảng viên – Nguyễn Phan Anh

Giới thiệu về Giảng viên Nguyễn Phan Anh:

1/ Thông tin cá nhân

Họ và Tên: Nguyễn Phan Anh

Sinh năm: 1985 Giới tính: Nam

Nghề nghiệp: Giảng viên đại học/ Doanh nhân/ Chuyên gia

Cơ quan công tác: Trường Đại học TM

Công ty: Công ty TNHH PA Marketing

Liên hệ: SĐT (0917 781399 – 0906 950333); facebook

Đối tác: Thành viên ban giảng huấn của Tổ chức giáo dục PTI, Vân Nguyên Edu, PA Marketing; Giảng viên đào tạo của Edumall, Unica, Kyna, UdemyVietnam, v.v…

2/ Trình độ học vấn