Cần phải có một quy trình sản xuất nội dung kỹ lưỡng và chu đáo để tạo ra bất kỳ nội dung nào , bất kể quy mô và phạm vi. Nếu bạn không có một quy trình để dựa vào, nó sẽ làm trì hoãn các dự án nội dung của bạn. Ngoài ra, lịch xuất bản của bạn có thể đột xuất và bản thân nội dung có thể không nhất quán và thực thi kém. Điều đó cũng có nghĩa là nội dung sẽ không giúp bạn đạt được bất kỳ mục tiêu kinh doanh nào. Hoặc nhu cầu của khán giả của bạn. Vì vậy, sẽ rất lãng phí bất kỳ tài nguyên nào bạn đã sử dụng để tạo nội dung . Nếu bạn là một nhóm nhỏ (hoặc một người), có vẻ như bạn không cần một quy trình nào cả. Nhưng đây là vấn đề với điều đó: nếu không có quy trình, có khả năng nội dung của bạn không phục vụ mục đích của nó.

Tạo quy trình sản xuất nội dung một cách cộng tác

Bằng cách tạo ra một quy trình sản xuất nội dung vững chắc, nó đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn đều biết:

• Các mục tiêu họ đang hướng tới
• Các công việc họ cần hoàn thành
• Thời gian được phân bổ cho họ
• Mọi ngày đến hạn
• Các thành viên khác trong nhóm mà họ phụ thuộc vào
• Nơi mỗi phần nội dung sống

Để mở rộng quy mô và hợp lý hóa quy trình của mình, bạn cần thiết lập một quy trình vững chắc. Quá trình này sẽ cần phải chống lại những thách thức mà nhóm và doanh nghiệp của bạn sẽ phải trải qua. Tập hợp nhóm nội dung của bạn lại với nhau và một cách để ghi lại quy trình của bạn. Bạn sẽ tạo ra quy trình sản xuất nội dung của mình bằng cách xác định từng yếu tố trong số sáu yếu tố liên quan:

1. Mục đích
2. Các nhiệm vụ
3. Vai trò
4. Mệnh lệnh
5. Mốc thời gian và ngày đến hạn
6. Kho nội dung

Hãy xem xét từng yếu tố chi tiết hơn và đi qua các hành động bạn cần thực hiện cho từng yếu tố.

1. Mục tiêu nội dung của bạn

Nếu nội dung của bạn không phù hợp với mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của khán giả , thì không có quy trình nào có thể giúp bạn đưa doanh nghiệp của mình đi theo hướng bạn muốn. Khi mỗi phần nội dung của bạn có một mục tiêu xác định, bạn có quyền đo lường hiệu suất của phần nội dung đó và tối ưu hóa các nỗ lực trong tương lai của mình. Việc biết liệu nội dung của bạn có nhằm mục đích tăng thứ hạng tìm kiếm, nhận thức về thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng hay bất kỳ điều gì khác có tầm quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn hay không sẽ giúp bạn tạo ra sự khác biệt thực sự với nội dung này.

Làm thế nào để làm nó

Thời điểm tốt nhất để chỉ định mục tiêu cho từng phần nội dung của bạn là ở giai đoạn lập kế hoạch chủ đề. Việc xác định mục tiêu cũng có thể xảy ra trong giai đoạn khám phá hoặc giai đoạn khởi động cho các dự án trang web. Lập kế hoạch hàng loạt các chủ đề nội dung của bạn là cách phổ biến và hiệu quả nhất để xác định lịch nội dung của bạn cho một quý hoặc thậm chí cả năm tới. 

Ví dụ: sau khi bạn liệt kê 13 chủ đề bài đăng trên blog cho quý đầu tiên của năm tới, hãy sử dụng khoảng trống bên cạnh cột chủ đề của bạn để thêm mục tiêu cho mỗi chủ đề. Khi bạn liệt kê tất cả 13 mục tiêu, một số mục tiêu trong số đó dự kiến ​​sẽ xuất hiện nhiều hơn một lần, hãy xem lại danh sách của bạn và xem liệu nó có phù hợp với các mục tiêu mà doanh nghiệp nói chung đang cố gắng đạt được hay không.

Nếu mục tiêu tổng quát của bạn là tăng khả năng tạo khách hàng tiềm năng lên 15%, nhưng phần lớn các mục tiêu bạn đã giao cho các chủ đề của mình là nhằm nâng cao nhận thức về thương hiệu, bạn sẽ cần quay lại lập kế hoạch chủ đề với mục tiêu này. Đây cũng là lý do tại sao bạn nên lên kế hoạch trước ít nhất một phần tư. Nó cho bạn cơ hội để xem xét hiệu ứng mà nội dung của bạn sẽ có đối với bức tranh lớn và nó cho bạn thời gian để xem lại và điều chỉnh toàn bộ chiến lược tiếp thị nội dung của bạn dựa trên đó.

2. Các nhiệm vụ cho quy trình sản xuất nội dung của bạn

Không biết các nhiệm vụ liên quan đến quy trình sản xuất nội dung của bạn có thể làm chậm trễ và làm trật các dự án với nội dung không bao giờ được xuất bản đúng hạn hoặc hoàn toàn không. Khi bạn dành thời gian cho việc viết và chỉnh sửa, nhưng không dành cho thiết kế và sửa đổi, bạn sẽ đột nhiên cần thêm thời gian từ những người khác mà đơn giản là bạn có thể không làm được. Điều này dẫn đến sự chậm trễ và rất nhiều thất vọng.

Làm thế nào để làm nó

Liệt kê mọi hành động cần phải xảy ra để một phần nội dung chuyển từ ngắn gọn sang được phê duyệt và xuất bản. Nghe có vẻ đơn giản (và hiển nhiên), nhưng bạn rất dễ quên các bước nhất định và đặc biệt là các bước phụ. Hãy tiếp tục và liệt kê mọi thứ xảy ra trong quá trình sản xuất của bạn. 

Ví dụ: liệt kê mọi bản sửa đổi bạn cần làm, như sửa đổi bản sao, sửa đổi dòng tiêu đề, sửa đổi đồ họa, thay vì chỉ liệt kê bản sửa đổi chung như một nhiệm vụ. Đừng quên các giai đoạn như xác minh tính xác thực, hiệu đính, bản dịch, hoặc đánh giá pháp lý, quá. Điều này đảm bảo bạn không quên bất kỳ nhiệm vụ nhỏ hơn nào trở thành nút thắt cổ chai trong quá trình khi bị quên. Điều này có thể dẫn đến một danh sách dài dường như khiến mọi thứ tồi tệ hơn thay vì tốt hơn, nhưng các bước tiếp theo sau danh sách này sẽ giúp bạn tinh chỉnh danh sách và làm cho nó có thể hành động được. Kiểm tra lại một lần nữa với tất cả những người có liên quan và xác nhận rằng không có nhiệm vụ nào bị thiếu. Khi hoàn tất, bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.

3. Các vai trò trong quy trình sản xuất nội dung của bạn

Giao từng nhiệm vụ cho một người chịu trách nhiệm hoàn thành. Nếu không, không chỉ thời hạn của bạn còn gặp rủi ro vì nó trở thành nền tảng cho các mối quan hệ nhóm không lành mạnh và dễ bị đổ lỗi. Điều này có thể mang lại hậu quả lâu dài.

Làm thế nào để làm nó

Chuyển đến danh sách nhiệm vụ của bạn từ bước trước và thêm tên bên cạnh mỗi nhiệm vụ. Đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đều ở trên cùng một trang và mỗi thành viên trong nhóm đồng ý về phạm vi trách nhiệm của họ. Nếu bạn thấy rằng có nhiều hơn một người chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ, hãy xem xét kỹ hơn và xem liệu có nhiều nhiệm vụ phụ mà bạn có thể chia nhiệm vụ đó thành không. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo không có sự nhầm lẫn về việc ai phụ trách phần cụ thể của nhiệm vụ đó và giảm nguy cơ nhầm lẫn. Tình huống duy nhất khiến bước này trở nên thừa là khi bạn là người duy nhất tham gia vào quy trình. Ngay cả khi đó, bạn không nên bỏ qua bất kỳ bước nào còn lại.

4. Thứ tự của quy trình sản xuất nội dung của bạn

Nếu thứ tự các nhiệm vụ trong quy trình sản xuất nội dung của bạn bị hỏng, bạn sẽ có những người đang chờ nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Thay vào đó, họ nên tối đa hóa thời gian và làm việc đồng thời bất cứ khi nào có thể để rút ngắn quy trình sản xuất.

Làm thế nào để làm nó

Quay lại danh sách nhiệm vụ của bạn và xác minh vị trí của từng nhiệm vụ. Đối với từng nhiệm vụ, bạn cần đảm bảo:

• Không có nhiệm vụ nào trước khi phụ thuộc vào nó, và
• Nó không phụ thuộc vào bất kỳ nhiệm vụ nào sau đó

Đây là một ví dụ đơn giản. Giả sử bạn có hai người chăm sóc tất cả các yếu tố đồ họa cho nội dung của bạn, nhưng một trong số họ lấy nguồn ảnh và đồ họa, trong khi người kia chỉnh sửa chúng dựa trên nguyên tắc thương hiệu của bạn. Nhiệm vụ chỉnh sửa hình ảnh không bao giờ được thực hiện trước khi tìm nguồn cung cấp hình ảnh. Nếu không, một người sẽ lãng phí thời gian của họ khi chờ đợi người kia hoàn thành nhiệm vụ của họ. Một hoạt động tiết kiệm thời gian khác ở đây là xem xét các giai đoạn sản xuất nội dung của bạn từ một góc độ cao hơn và tìm kiếm bất kỳ nhiệm vụ nào bạn có thể thực hiện đồng thời. 

Ví dụ: trong khi bản sao của bạn vẫn đang trong lần sửa đổi thứ hai, người phụ trách tìm nguồn cung ứng hình ảnh có thể bắt đầu với nhiệm vụ của họ.

5. Mốc thời gian và ngày đến hạn

Đây là khối xây dựng cuối cùng cho một quy trình sản xuất nội dung hiệu quả. Đó là thứ kết dính tất cả các phần mà chúng tôi đã đề cập thành một quy trình có thể lặp lại được xác định theo ngày tháng và các mốc quan trọng.

Làm thế nào để làm nó

Có hai phần cho bước này, mà tôi muốn gọi là các thành phần ‘thời gian để hoàn thành’ và ‘ngày trước’. Mỗi nhiệm vụ của bạn hiện có chủ sở hữu của chúng và được đặt đúng vị trí. Làm việc với từng chủ sở hữu nhiệm vụ để thêm thời gian ước tính cần để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Nếu đây là lần đầu tiên bạn vạch ra quy trình sản xuất của mình, hãy đảm bảo giữ tròn những thời điểm này lúc đầu. 

Ví dụ: nếu bạn và chủ nhiệm vụ tin rằng mất 45 phút để hoàn thành một nhiệm vụ, hãy làm tròn thành một giờ. Đây cũng là thời điểm tốt nhất để xem xét các nhiệm vụ hợp nhất và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Rõ ràng, bạn sẽ chỉ muốn làm điều này khi nhiều nhiệm vụ có tính chất tương tự nhau và một người duy nhất phụ trách chúng.

Điều này cũng sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về toàn bộ quá trình và tất cả những người có liên quan. Phần thứ hai của bước này là lập bản đồ tất cả các nhiệm vụ từ ngày xuất bản của bạn. 

6. Kho nội dung

Trách nhiệm kiểm kê nội dung phải được xác định để bạn không bao giờ đặt nhầm một phần nội dung. Cũng giống như trách nhiệm đối với các nhiệm vụ, mỗi thành viên trong nhóm phải chắc chắn về vai trò của họ trong kho nội dung.

Làm thế nào để làm nó

Hầu hết các nhiệm vụ bạn đã xác định sẽ đi kèm với một bổ sung cụ thể hoặc một thay đổi đối với khoảng không quảng cáo nội dung của bạn. 

Ví dụ: người chịu trách nhiệm viết bản nháp đầu tiên sẽ tạo một tài liệu chứa bản nháp đó. Người xem xét nó sẽ thực hiện các thay đổi đối với cùng một tệp đó. Người tìm nguồn cung cấp hình ảnh của bạn sẽ chia sẻ nó với một người chịu trách nhiệm chỉnh sửa những hình ảnh đó. Người đó sau đó cần lưu trữ đồ họa mới mà họ tạo ra.

Quá trình này sẽ giúp bạn tạo ra nội dung chất lượng cao mà không bị chậm trễ, phản tác dụng, hiểu lầm và thất vọng. Nơi tốt nhất để bắt đầu là xem nội dung gần đây nhất của bạn và kiểm tra các hành động của bạn dẫn đến nội dung đó. Ghi chú lại:

• Bất kỳ sự chậm trễ nào đã xảy ra
• Bất cứ thứ gì bị tạm giữ vì nó phụ thuộc vào một thành viên khác trong nhóm
• Trạng thái khoảng không quảng cáo nội dung của bạn và bất kỳ bản sửa lỗi nào bạn phải thực hiện sau khi xuất bản nội dung đó
• Bất kỳ trường hợp nào mà quyền sở hữu đối với một nhiệm vụ không rõ ràng

Kết quả là danh sách xuất hiện là tập hợp các điểm yếu của bạn. Bây giờ, hãy dành ra vài giờ với nhóm của bạn (hoặc cho chính bạn nếu bạn đang ở một mình) và thực hiện sáu bước với những điểm yếu này trong tâm trí. Hoàn thành tất cả các nhiệm vụ và ghi lại mọi thứ bạn thảo luận. Và sau đó, bạn đã sẵn sàng để thực hiện quy trình mới của mình lần đầu tiên và phát triển nó thành một quy trình kháng thách thức.