KPI là gì?

Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) cho phép bạn có được các phép đo có thể định lượng theo thời gian để hoàn thành một mục tiêu (hoặc mục tiêu) cụ thể. KPI thúc đẩy các nhóm đạt được mục tiêu, cung cấp số liệu để đo lường tiến độ của mục tiêu và cuối cùng cung cấp thông tin chi tiết có giá trị để đưa ra quyết định sáng suốt về quản lý hoạt động hoặc quy trình kinh doanh. Quy trình KPI giúp mọi khía cạnh của doanh nghiệp – có thể là tài chính, nhân sự, dịch vụ khách hàng hoặc tiếp thị – trở nên hiệu quả và hiệu quả trong việc hoàn thành trách nhiệm của mình.

KPI và hiệu suất của nhân viên

Hiệu suất của nhân viên là trung tâm của sự thành công của tổ chức. Hành trình của một tổ chức có thành công hay không, phụ thuộc vào mức độ thúc đẩy của nhân viên trong việc đạt được các mốc quan trọng của tổ chức. Để đạt được các mục tiêu của tổ chức, trước tiên chúng ta cần đặt mục tiêu ở cấp độ cá nhân và nhóm để chúng có thể được liên kết với mục tiêu của công ty.

Nhân viên là tài sản lớn nhất của một công ty. Họ cần được khuyến khích, trao quyền và đánh giá để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh. Điều quan trọng là phải chú ý đến các hành vi tích cực và tiêu cực của nhân viên, thảo luận và đưa ra phản hồi để tạo môi trường thuận lợi cho họ học hỏi và cải thiện. Điều này cũng sẽ sắp xếp họ để làm việc hướng tới các mục tiêu của nhóm và tổ chức.

Làm thế nào để bạn đo lường hiệu suất? Dữ liệu định lượng nào bạn có thể trình bày làm bằng chứng cho công việc khó khăn của nhóm bạn? Tất cả các thành viên trong nhóm có đang làm việc đúng mục tiêu không? Và công việc của họ có góp phần đạt được các mục tiêu cuối cùng của công ty không?

Đây là lúc KPI trở nên nổi bật. KPI là một dạng mục tiêu có thể định lượng giúp bạn theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Họ sẽ giúp bạn hiểu được hiệu suất của các thành viên trong nhóm của bạn đóng góp như thế nào. Hơn nữa, KPI cũng sẽ hỗ trợ xác định các lỗ hổng kiến ​​thức và cho phép bạn thực hiện các kế hoạch đào tạo định tính phù hợp.

Tại sao KPI lại quan trọng?

Như đã đề cập ở trên, KPI rất cần thiết để xác định sự đóng góp của các thành viên trong nhóm của bạn đối với các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Dưới đây là một số lý do đáng chú ý tại sao bạn nên triển khai quy trình KPI trong tổ chức của mình.

Để đảm bảo các nhóm của bạn có trách nhiệm giải trình và liên kết hướng tới các mục tiêu. Điều này đặc biệt quan trọng khi theo dõi tiến độ của một dự án cụ thể. Quy trình KPI được xác định rõ ràng đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm thừa nhận trách nhiệm của họ và đang nỗ lực tập thể để hoàn thành chúng.

Để theo dõi điểm sức khỏe của công ty. Các chỉ số hiệu suất chính chắc chắn cung cấp những hiểu biết có giá trị về hoạt động của một tổ chức. Mặc dù chúng cung cấp sự hiểu biết toàn diện về hiệu quả tài chính phổ biến, nhưng chúng cũng làm sáng tỏ các yếu tố rủi ro tiềm ẩn như thiếu vốn, đối thủ cạnh tranh mới hoặc lỗ hổng kiến ​​thức.

Để theo dõi sự tiến bộ theo thời gian. KPI cho phép bạn đặt mục tiêu vào đầu năm tài chính và sử dụng báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý để đo lường tiến độ đạt được bằng cách theo dõi các tiêu chí chính như doanh thu, chi phí trên mỗi giao dịch, tỷ lệ hài lòng của khách hàng, v.v. Vì KPI phù hợp với các mục tiêu của tổ chức nên điều này cũng sẽ hỗ trợ theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu và chiến lược dài hạn của công ty.

Để cải tiến khi nào và ở đâu cần thiết. Sau khi kết quả KPI được phân tích, chúng cho phép bạn tập trung vào những lĩnh vực nào của doanh nghiệp cần cải thiện và liệu có nên thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với quá trình hành động hiện tại hay không. Điều này sẽ giúp bạn tránh đưa ra những quyết định sai lầm và dự đoán các tình huống trong tương lai. Vì KPI có thể đo lường được nên bạn có thể tác động trực tiếp đến các yếu tố quyết định kết quả của chúng và thực hiện các hành động phòng ngừa để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình.

Quy trình KPI

Bước 01 – Xác định cách sử dụng KPI

Bước đầu tiên trong việc thiết lập KPI là hiểu cách các chỉ số hiệu suất này sẽ được sử dụng để theo dõi tiến độ. Trước khi đặt KPI cho các nhóm, hãy tập hợp các thành viên và thảo luận về tiêu chí nào nên được sử dụng để xác định KPI của họ và những tiêu chí này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất của họ. 

KPI chỉ đơn giản là một hình thức giao tiếp và giống như bất kỳ khuôn khổ giao tiếp nào, KPI cũng cần được hiểu rõ ràng bởi những người được phân công để họ có thể hành động. Đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn hiểu biết về dữ liệu và được trang bị kiến ​​thức, công cụ và kỹ năng phù hợp để đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu mà họ làm việc.

Bước 02 – Liên kết KPI với mục tiêu của tổ chức

Các công ty thường mắc sai lầm khi áp dụng các KPI mơ hồ không phản ánh quy trình kinh doanh của họ và do đó không nhận thấy bất kỳ tác động đáng kể nào. KPI của bạn nên được liên kết với các mục tiêu của tổ chức để bạn biết rằng công ty đang đi đúng hướng. Ví dụ, các công ty có thể xác định chiến lược phát triển của họ dưới góc độ tài chính, quy trình kinh doanh nội bộ, học hỏi và phát triển, và khách hàng. Theo đó, các KPI mà bạn đặt cũng phải thuộc các danh mục này.

Chẳng hạn, công ty ABC có thể đặt mục tiêu dưới khía cạnh học tập và phát triển để cung cấp đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên của mình trong ngân sách 6 triệu. Tại đây, Giám đốc Nhân sự và nhóm của anh ấy / cô ấy sẽ là những người giám sát chính để đạt được mục tiêu này. Do đó, để phù hợp với mục tiêu này, họ có thể có KPI để tiến hành sáu hội thảo đào tạo kỹ năng mềm mỗi quý (24 hội thảo mỗi năm) trong khi vẫn duy trì chi phí của mình trong ngân sách đã định.

Một khía cạnh quan trọng khác của quy trình KPI là đảm bảo rằng nhóm của bạn hiểu các mục tiêu cuối cùng của tổ chức và kế hoạch hành động cần tuân theo để đạt được chúng. Điều này sẽ trao quyền cho lực lượng lao động của bạn với mục đích hoàn thành trách nhiệm của họ.

Bước 03 – KPI của bạn có THÔNG MINH không?

Sử dụng công thức SMART để xác định mức độ hiệu quả của KPI của bạn.

Cụ thể – KPI bạn đặt phải tập trung vào một khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp có thể đo lường được và xác định lý do tại sao điều đó lại quan trọng.

Có thể đo lường được – Như đã đề cập ở trên, nó phải có thể đo lường được và được so sánh theo một tiêu chuẩn xác định.

Có thể đạt được – KPI phải có thể thực hiện được.

R elevant – Nó phải phù hợp với quy trình kinh doanh trong công ty đồng thời được liên kết với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Giới hạn thời gian – KPI phải đạt được trong một khung thời gian đã định.

Bước 04 – Kiểm tra KPI khi cần thiết và thực hiện thay đổi

Các doanh nghiệp đa dạng hóa hoặc thay đổi các quy trình hiện có của họ tùy thuộc vào điều kiện thị trường. Khi điều này xảy ra, bạn có thể cần sửa đổi các KPI đã đặt trước đó và thiết lập các chỉ số mới phù hợp với các mục tiêu mới. Do đó, điều quan trọng là phải kiểm tra KPI hàng năm và thực hiện các thay đổi khi cần thiết – để bạn chắc chắn rằng KPI phù hợp với các chỉ thị đã thay đổi của doanh nghiệp. Sử dụng mẫu bên dưới để kiểm tra KPI của bạn.