Cố vấn về Cố vấn về cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp

Các cuộc họp là điều không thể thiếu ở các công ty, Doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ. Nhưng bạn có khi nào thấy những cuộc họp chỉ là thủ tục mà không giải quyết được vấn đề đưa ra. Vậy làm sao để cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp. Đó là điều tôi muốn nói đến ở bài viết này.

Có không ít các cuộc họp với đủ các mục đích khác nhau. Các kiểu cuộc họp: Giao ban đầu tuần, cuộc họp cho các vấn đề phát sinh, lên kế hoạch…. Và PA Marketing chắc chắn, kết quả ai cũng mong muốn sau mỗi cuộc họp là: Câu trả lời, hướng đi cho vấn đề đã đặt ra trong cuộc họp. Nhưng dường như những cuộc họp đang dần biến tướng. Đôi khi chỉ là một người thao thao bất tuyệt về vấn đề nào đó. Và đây là lí do bạn cần được cố vấn về cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp.

Đặt ta giả thiết và cố vấn để cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp.

Ở đây, PA Marketing sẽ đưa ra giả thuyết về một cuộc họp. Để có thể phân tích rõ ràng hơn.

Đặt giả thuyết để cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp

Giả thiết về cuộc họp:

Cuộc họp giao ban đầu tuần của các công ty.
Đối tượng tham gia: Giám đốc và các Trưởng bộ phận, Trưởng phòng, Tổ trưởng.
Nội dung cuộc họp: Các vấn đề của từng bộ phận trong tuần và giải pháp.

Và dưới đây sẽ là những đề xuất cải cách và cải thiện thời gian, chất lượng của cuộc họp. Để gia tăng hiệu quả việc họp hành; Giải quyết được nhiều việc hơn nữa; Tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả công ty.

3 giai đoạn của cuộc họp:

Ở đây chúng tôi sẽ tạm chia cuộc họp ra làm 3 phần (3 giai đoạn) để có thể đánh giá chất lượng các cuộc họp:

Giai đoạn chuẩn bị trước cuộc họp.
Giai đoạn trong cuộc họp (giai đoạn chính).
Giai đoạn sau cuộc họp.

Dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra những nội dung cần thực hiện trong từng giai đoạn. Và cố vấn để cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp.

1.Giai đoạn trước cuộc họp (quan trọng).

Giám đốc yêu cầu các Trưởng bộ phận chuẩn bị báo cáo công việc của tuần đó.
Báo cáo được thực hiện theo một mẫu file Excel. Mẫu này được Giám đốc thông qua sử dụng và áp dụng cho việc làm báo cáo.
Mỗi một phòng có 1 bản duy nhất/ 1 tuần; Viết và báo cáo đầy đủ các nội dung theo mẫu báo cáo.

Chuẩn bị các báo cáo liên quan đến cuộc họp

Nội dung thể hiện trong Báo cáo bao gồm (theo mẫu):

Nội dung công việc đã thực hiện được trong tuần.
Đánh giá kết quả kế hoạch Marketing, KPI công việc đã làm được trong tuần đó: Đạt bao nhiêu %? Tích cực là gì? Hạn chế là gì? Doanh số bao nhiêu? Tình hình nhân sự/ nhân viên của phòng đó như thế nào?… Các chỉ số đo lường kpi cụ thể…
Các vấn đề tồn đọng/ khó khăn cần giải quyết, khắc phục (Nếu có).
Giải pháp mà Trưởng bộ phận/ Phòng ban đó đưa ra cho vấn đề đó.
Mong muốn công ty/ các bộ phận khác giải quyết vấn đề đó như thế nào.
Đề xuất lịch làm việc, nội dung mới trong cuộc họp.
Các sáng kiến, đề xuất, đổi mới, áp dụng trong công việc.

Yêu cầu về báo cáo trước cuộc họp:

Chuẩn bị sẵn các báo cáo sẽ cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp

Báo cáo được làm dạng bản mềm và gửi qua email cho Giám đốc trước 16h00 Chiều thứ 7 hàng tuần. Đồng thời in ra gửi bản cứng (bản in) gửi cho Trợ lý/ Cố vấn của Giám đốc tại Phòng Giám đốc.
Trợ lý Giám đốc sẽ tổng hợp lại các Vấn đề theo thứ tự ưu tiên của từng phòng ban.Để Giám đốc lên lịch nội dung họp, tổ chức cuộc họp và ưu tiên họp, biết trước các nội dung họp.
Việc biết trước và chuẩn bị các nội dung họp sẽ giúp cuộc họp có trọng tâm, chính xác. Giúp tiết kiệm thời gian cho cả công ty và các trưởng bộ phận.
Các đề xuất nếu có, ví dụ như: Quy chế chấm công, lương, thưởng, phạt, nghỉ việc… Thì Trưởng bộ phận đề xuất cần có Bản thảo quy chế, để thảo luận có hiệu quả.
In các vấn đề tổng hợp của công ty mà Giám đốc cho rằng quan trọng. Và cần họp theo danh sách để gửi cho tất cả các thành viên cuộc họp.
Gửi các nội dung của cuộc họp (có thể công khai) cho các thành viên trong cuộc họp.
Thông báo về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp.

2.Giai đoạn trong cuộc họp (giai đoạn chính).

Ở giai đoạn này sẽ đề cập nhiều đến kỹ năng điều hành cuộc họp.

Thảo luận, giải quyết các vấn đề đặt ra trong cuộc họp

Giám đốc đưa các vấn đề ra và hỏi từng vấn đề.
Thảo luận các vấn đề.
Đưa ra kết luận của vấn đề là đồng ý/ không đồng ý; Hướng xử lý (nếu có) và thời gian áp dụng các đề xuất/ kết luận đó.
Nội dung cuộc họp cần được ghi biên bản các vấn đề theo trình tự thời gian. Và tiến hành gửi lại bản mềm cho tất cả các thành viên trong cuộc họp. Để mọi người nắm được và thực thi các nội dung của cuộc họp.

Đây là điều rất cần thiết để cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp. Tránh các thành viên, những người có nhiệm vụ lơ là. Và có trách nhiệm hơn với công việc mình đã được giao.

3.Giai đoạn sau cuộc họp.

Ghi chép gửi lại toàn bộ nội dung công việc cần thực hiện trong cuộc họp

Gửi lại nội dung cuộc họp và biên bản cuộc họp cho các thành viên trong cuộc họp
Kiểm tra các nội dung của cuộc họp mà đã được thông qua, đã được đồng ý và kết luận có tiến triển hay không (kiểm tra vào tuần tiếp theo).

Trên đây là trình tự về các công việc trước- trong- sau cần thực hiện trong một cuộc họp giao ban đầu tuần. Đây chỉ là một trong số vô vàn những cuộc họp thường thấy trong các Doanh nghiệp, tổ chức. Nếu như bạn muốn cải thiện thời gian chất lượng cuộc họp của công ty mình. Bạn cần được cố vấn để cải thiện tình trạng các cuộc họp hiện nay. Hãy liên hệ với PA Marketing để được các chuyên gia tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi hiện cũng đang cung cấp nhiều gói dịch vụ tư vấn Marketing khác. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm trên website của chúng tôi. Chúc bạn thành công!