Các bước xử lý khủng hoảng truyền thông

Trong thời đại công nghệ, internet phát triển như hiện nay. Mức độ và tốc độ lan tỏa khủng hoảng truyền thông ngày càng nhanh và khó kiểm soát. Mặc dù khủng hoảng ở mỗi Doanh nghiệp là khác nhau. Nhưng các bước xử lý khủng hoảng truyền thông quan trọng dưới đây. Các công ty đều phải thực hiện để tránh việc khủng hoảng biến tướng thành thảm họa.

Doanh nghiệp cần phải luôn có người đứng ra kiểm soát, quản lý. Để kịp thời phản ứng với các tình huống xấu đến từ truyền thông. Dưới đây PA Marketing sẽ chia sẻ với bạn đọc 4 bước cơ bản nhất để xử lý khủng hoảng truyền thông trong Doanh nghiệp.

1.Nhận thức vấn đề và xin lỗi khi sai lầm.

Thành thật, xin lỗi

• Nhận thức được vấn đề và đưa ra một lời xin lỗi thành thật, nhanh chóng là điều rất quan trọng. Lời xin lỗi nên được lãnh đạo Doanh nghiệp đưa ra ngay lập tức và không điều kiện.
• Sự thành thật luôn được công chúng đọn nhận. Khi các Doanh nghiệp đứng ra thẳng thắn thưa nhận sai lầm. Đưa ra lợi xin lỗi với công chúng nhanh, đúng lúc. Sẽ xoa dịu dư luận và khiến vụ việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

2.Xác định nguyên nhân gốc rễ của cuộc khủng hoảng.

Tìm hiểu nguyên nhân

• Khi khủng hoảng xảy ra, thì việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vụ việc là việc làm càng sớm càng tốt. Trong một kịch bản xử lý khủng hoảng truyền thông lý tưởng. Thì các Doanh nghiệp nên cam kết công khai các kết quả điều tra.
• Tính minh bạch, mong muốn được cởi mở và trung thực về nguyên nhân của cuộc khủng hoảng. Chính là chìa khóa để khôi phục lòng tin với các bên liên quan. Đặc biệt là người tiêu dùng, khách hàng của bạn. Nó cũng có thể giúp Doanh nghiệp bảo vệ chống lại các cuộc khủng hoảng khác trong tương lai.

Phản ứng nhanh chóng, kịp thời có thể cữu vãn vụ việc. Nhưng một phản chậm chễ trong trường hợp này có thể trở thành nấm mồ cho thương hiệu của bạn.

3.Thực hiện các thay đổi cần thiết theo diễn biến khủng hoảng.

Một khi nguyên nhân đã được xác định rõ ràng. Thì bước tiếp theo trong quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông là: Các tổ chức cần phải hành động và phải cho công chúng thấy được hành động đó. Để thực hiện những thay đổi cần thiết, giúp ngăn chặn những vấn đề tương tự trong tương lai.

Thay đổi để đưa Doanh nghiệp ra khỏi khủng hoảng

4.Luôn đánh giá phản ứng của công chúng ở các bước xử lý khủng hoảng truyền thông.

• Các tổ chức cần phải hiểu rằng: Xây dựng lại lòng tin với công chúng sẽ mất rất nhiều thời gian. Nên ngay trong quá trình xử lý khủng hoảng, Doanh nghiệp cần kết hợp với các chiến dịch truyền thông. Để khôi phục lại lòng tin của khách hàng.
• Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá các chiến lược của mình. Để đảm bảo họ Doanh nghiệp đã hoàn toàn giải quyết được các nguyên nhân gốc rễ của cuộc khủng hoảng. Doanh nghiệp cũng cần phải minh bạch, rõ ràng trong công việc và công tác điều tra.

Luôn đo lường phản ứng từ công chúng

Nguyên tắc xử lý khủng hoảng truyền thông.

Dù giải pháp xử lý khủng hoảng truyền thông của Doanh nghiệp là gì đi chăng nữa. Thì khi triển khai các bước xử lý khủng hoảng truyền thông, Doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

Nguyên tắc xử lý khủng hoảng

• Xác định mức độ của khủng hoảng xảy ra.
• Xác định nguyên nhân gốc rễ của khủng hoảng.
• Thành lập ban tác chiến- ban xử lý khủng hoảng truyền thông gồm: TGĐ và các bộ phận có liên quan trực tiếp. Từ trước đó, khi khủng hoảng chưa xảy ra.
• Xác định người phát ngôn, hướng phát ngôn, số lượng thông tin đưa ra và tuân thủ tuyệt đối việc này.
• Xử lý vấn đề với những người có liên quan từ tận gốc rễ. Đồng thời đưa ra các bằng chứng để thuyết phục các nhà chức trách .
• Vận dụng mọi mối quan hệ với báo giới của chính công ty. Và của công ty với đơn vị truyền thông tư vấn xử lý khủng hoảng. Tranh thủ sự ủng hộ của người tiêu dùng, công chúng với các hoạt động cộng đồng.
• Sử dụng các công cụ online để tăng lượng tin tích cực. Pha loãng những thông tin bất lợi. Đẩy tin xấu xuống thật sâu trong bảng kết quả tìm kiếm của google.
• Đảm bảo thông tin được truyền xuyên suốt trong nội bộ và báo giới truyền thông.

Lời khuyên khi xử lý khủng hoảng truyền thông.

Để đảm bảo các bước xử lý khủng hoảng truyền thông của bạn đem lại hiệu quả. Doanh nghiệp cần phải tránh những điều dưới đây:

5 không trong các bước xử lý khủng hoảng truyền thông

• Không quanh co, chối cái, đùn đẩy trách nhiệm.
• Không được cư xử trên tiền.
• Không nóng giận, phát ngôn, hành động hấp tấp, thiếu kiềm chế.
• Không để xảy ra mâu thuẫn hành động trong nộ bộ.
• Không xóa bài, phản hồi không tốt của khách hàng, Hãy trả lời những thắc mắc đó nhanh nhất có thể.

Trên đây là các bước xử lý khủng hoảng truyền thông cơ bản nhất mà mọi Doanh nghiệp đều phải thực hiện. Cùng với đó là những nguyên tắc và lưu ý giúp Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông. Nếu như Doanh nghiệp cần hỗ trợ, tư vấn từ chuyên gia xử lý khủng hoảng truyền thông. Để xây dựng cho mình một rào chắn an toàn hơn. Hãy liên hệ với chúng tôi hoặc tham gia các khóa Huấn luyện xử lý khủng hoảng truyền thông. Để có được kiến thức, kỹ năng ứng phó tốt hơn khi khủng hoảng xảy đến.