Sẵn sàng nghênh chiến với “khủng hoảng truyền thông”

Khủng hoảng truyền thông không bỏ sót một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ. Có chăng chỉ la thời gian mà nó ở lại với doanh nghiệp và những gì khủng hoảng mang theo khi đi qua. Nhưng doanh nghiệp lại mắc phải một sai lầm là “nước đến chân mới nhảy”.

Sai lầm là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Mà sai lầm lại chính là nguồn cơ của khủng hoảng. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đủ sức để vượt qua. Và đưa doanh nghiệp của mình về đúng với quỹ đạo quay vốn có. Nên ngay từ bây giờ, hãy trang bị đủ vũ khí và xây dựng cho mình một khiên chắn vững chắc cùng PA Marketing.

1.Bạn cần quản lý khủng hoảng ngay trong PR.

Luôn chuẩn bị trước kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông

• Quản lý và xử lý khủng hoảng truyền thông không chỉ đơn giản là một khoa học. Mà nó còn là cả một nghệ thuật trong việc quản lý và xử lý. Đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị và thực hiện theo một trình tự nhất định.
• Thực tế những câu chuyện về khủng hoảng truyền thông không còn quá xa lạ với doanh nghiệp. Dù chúng sẽ luôn đến mà không bao giờ báo trước. Và một khi đã bùng phát thì tốc độ lan truyền sẽ vô cùng khủng khiếp nhờ vào internet…

Và đơn vị sẽ đứng ra giải quyết êm đẹp và dập tắt khủng hoảng không ai khác chính là đội ngũ PR. Với khả năng xử lý tài tình và kỹ năng của những người làm PR chuyên nghiệp.

2.Hãy kiểm soát tốt nhất tất cả những gì có thể.

Sở dĩ chúng tôi nói vậy là vì 2 tính chất mà ai cũng biết là gì của khủng hoảng truyền thông.

Kinh doanh và rủi ro luôn song hành

Nó luôn tồn tại song song cùng quá trình kinh doanh:

• Một khi đã kinh doanh thì bạn cũng phải thầm chấp nhận rằng: Trong kinh doanh luôn có sự tồn tại song song của rủi ro. Mà doanh nghiệp càng lớn thì nguy cơ và quy mô rủi ro khi xảy ra càng cao.
• Rủi ro xảy ra kéo theo những hệ lụy không nhỏ: Với sự phát triển của truyền thông, mạng xã hội và tốc độ lan truyền chóng mặt của internet. Thì khi rủi ro đến từ truyền thông sẽ kéo theo những thiệt hại vô cùng lớn cho doanh nghiệp. Và bộ phận PR trong doanh nghiệp sẽ là người chịu trận và đứng ra xử lý khủng hoảng truyền thông cho doanh nghiệp.

Nên việc xây dựng tốt quy trình quản lý rủi ro tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi có vấn đề xảy ra. Và giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn khi ngăn chặn khủng hoảng. Thậm chí, nếu người làm PR giỏi , họ có thể biến rủi ro trở thành cơ hội để phát triển hình ảnh thương hiệu trong chính khủng hoảng.

Khủng hoảng truyền thông luôn đến bất ngờ:

• Khủng hoảng đến đột ngột và bất ngờ nên nó thường gây sửng sốt cho doanh nghiệp. Cùng với đó là thông tin lan truyền nhanh chóng mặt. Điều này khiến doanh nghiệp rất dễ rơi vào trạng thái “khủng hoảng trong khủng hoảng”. Không còn đủ bình tĩnh, thiếu sáng suốt dẫn đến những động thái xử lý không chính xác.
• Và nếu không có sự chuẩn bị, phòng ngừa khủng hoảng truyền thông, doanh nghiệp sẽ: Tạo điều kiện để “trận hỏa hoạn” lan rộng. Khi đó chính doanh nghiệp cũng sẽ rất khó để làm chủ tình hình khi xử lý khủng hoảng truyền thông. Thậm chí còn dẫn dắt tới các vụ việc tiêu cực khác liên quan. Mất kiểm soát thông tin sẽ tạo điều kiện cho các thông tin tiêu cực tiếp tục phát triển. Và ngày càng thu hút nhiều hơn nữa sự chú ý từ công chúng.

Phải có tai mắt khi kiểm soát thông tin

Thế mới nói, nếu trong kinh doanh không cài “tai mắt”, không có “biện pháp ngăn ngừa”. Thì khủng hoảng truyền thông chắc chắn sẽ gây tổn hại, thậm chí thổi bay thương hiệu khỏi thị trường.

3.Quy trình 6 bước xây dựng kịch bản xử lý khủng hoảng truyền thông.

Đừng chỉ nói suông, hãy bắt tay vào xây cho mình một bản kịch bản xử lý khủng hoảng. Chuẩn bị tốt các phương án xử lý cho các tình huống có thể xảy đến lần lượt theo trình tự:

Luôn có kế hoạch xử lý khi khủng hoảng bất ngờ xảy ra

• Lập danh sách cá nhân trong ban giải quyết khủng hoảng truyền thông. Trong đó phải có 2 nhân vật: Người đứng đầu doanh nghiệp và người đại diện phát ngôn cho doanh nghiệp.
• Khi khủng hoảng xảy ra, các thành viên ban giải quyết khủng hoảng cần nhanh chóng cân nhắc và thống nhất phương án triển khai thực hiện ứng phó với khủng hoảng.
• Thiết lập đường dây nóng dành riêng cho khủng hoảng. Và đường dây thường trực thông tin giữa công ty với các thành viên trong ban.
• Chuẩn bị đơn vị hậu cần sẵn sàng phục vụ 24/24 ngay khi có sự cố khủng hoảng xảy ra.
• Chuẩn bị kinh phí cho quá trình xử lý khủng hoảng thông qua việc lập quỹ rủi ro. Nên nhớ: “Không quá tiết kiệm trong khủng hoảng”.
• Sẵn sàng cho các cuộc họp khẩn và huấn luyện chớp nhoáng. Để mỗi cá nhân đều hiểu và có đủ khả năng giải quyết tình huống từ bên ngoài. Nhất là trong giai đoạn doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc xử lý khủng hoảng truyền thông.

4.Nguyên tắc 3 KHÔNG khi xử lý khủng hoảng truyền thông.

3 điều CẤM KỴ khi viết kịch bản xử lý khủng hoảng cũng như khi ứng phó với khủng hoảng là: Không im lặng; Không né tránh báo chí; Không cung cấp thông tin mập mờ.

Luôn sẵn sàng phản hồi công chúng

• Kịch bản đưa ra cần phải thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến vụ việc. Và để công chúng thấy rằng doanh nghiệp đang cố gắng hết sức để giải quyết một cách thỏa đáng và triệt để vấn đề.
• Kịch bản cũng cần đề cập đến việc: Sự nổi tiếng, quy mô thương hiệu sẽ tỷ lệ thuận sự quan tâm của công chúng. Nên khi khủng hoảng xảy ra chắc chắn báo chí sẽ đặc biệt quan tâm đến doanh nghiệp. Để thu thập thông tin cung cấp xã hội. Do đó, những câu hỏi doanh nghiệp nhận được được sẽ “ngập đầu”. Lúc này doanh nghiệp càng phải bình tĩnh, không được vội vã trả lời hay đáp trả dư luận. Vù chỉ một sự bất ổn trong phát ngôn của bạn lúc này cũng có thể thiêu rụi thương hiệu. Mọi thông tin đối thoại với công chúng, báo giới đều phải được lập trình chi tiết theo một chiến lược nhất định. Lúc này kịch bản xử lý khủng hoảng truyền thông chính là dạng “hỏi- đáp”. Là quá trình đối thoại của doanh nghiệp với báo chí, khách hàng và cộng đồng.

Thế mới nói, khủng hoảng truyền thông sẽ không phải cuộc đại loạn. Hay một căn bệnh “vô phương cứu chữa”, “không thể ngăn chặn”. Nếu như doanh nghiệp có sự chuẩn bị vững vàng về cả tâm lý và cách thức đối phó. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn đang cần người đưa ra hướng đi. Giúp bạn xây dựng nền móng phòng tránh khủng hoảng hiệu quả cho doanh nghiệp.