10 bước xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông

Mạng xã hội có thể là công cụ quảng bá hữu ích để xây dựng thương hiệu cho Doanh nghiệp. Hoặc nó sẽ là một chiếc “quan tài” lớn cho thương hiệu của bạn khi phạm sai lầm. Đó là lí do tại sao mà bạn cần phải lên kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông ngay hôm nay. Tận dụng cơ hội nhưng đồng thời bạn cũng cần phải học cách chấp nhận rủi ro từ nó.

Bạn cho rằng: Một kế hoạch xử lý khủng hoảng trong Doanh nghiệp sẽ cần chi tiết. Và đề cập tới mọi khả năng rủi ro có thể xảy ra. Nhưng trên thực tế khi mà khủng hoảng bùng phát. Thì thứ mà bạn cần không phải là một bản kế hoạch. Mà là làm thế nào để xử lý sự việc đó một cách êm đẹp nhất. Dưới đây PA Marketing sẽ chia sẻ với bạn đọc về kỹ năng này.

1.Lên kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông rõ ràng.

Để quản trị khủng hoảng truyền thông tốt nhất, Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị:

Lên kế hoạch ứng phó với khủng hoảng

• Tổ chức cuộc họp với tất cả các phòng ban có thể bị tác động bởi khủng hoảng như: Marketing/PR, sản xuất, IT, điều hành, phòng bán hàng…
• Tổng hợp và sắp xếp các khủng hoảng của từng bộ phận theo thứ tự từ thấp đến cao về mức độ khủng hoảng và tiềm năng xảy ra.
• Lập bảng thống kê các nguy cơ khủng hoảng. Và mã hoá bằng màu sắc, ví dụ: Đỏ- khủng hoảng ở mức độ cao nhất, có khả năng xảy ra nhất; Cam- khủng hoảng ở mức độ cao, có khả năng xảy ra trung bình. Về màu sắc bạn có thể tùy chọn.
• Thành lập ban xử lý khủng hoảng- những người sẽ đứng ra lên kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông khi vụ việc xảy ra. Thông thường sẽ là một đại diện từ mỗi phòng ban.
• Cử người phát ngôn đại diện trong trường hợp xảy ra khủng hoảng. Một người có nền tảng, kỹ năng xử lý khủng hoảng truyền thông. Đặc biệt tiếng nói của lãnh đạo trong những trường hợp này luôn có những yếu tố quyết định.

2.Xây dựng chiến lược khôn ngoan và nhất quán.

Đưa ra chiến lược để bình ổn khủng hoảng

• Tổ chức cuộc họp giữa các thành viên. Nhất là các thành viên trong ban quản lý khủng hoảng truyền thông. Để thống nhất về từng trường hợp khủng hoảng cũng như mức độ và khả năng của nó.
• Đưa ra phương án giải quyết tối ưu nhất cho từng trường hợp. Điều này sẽ chính xác và hợp lý hơn khi khủng hoảng đó thực sự xảy ra. Nhưng việc chuẩn bị trước cũng là cực kỳ cần thiết.
• Xây dựng sơ đồ liên hệ cho đội ngũ xử lý khủng hoảng truyền thông. Hãy chắc chắn rằng; Chỉ có một người duy nhất giữ nhiệm vụ liên lạc với truyền thông để đảm bảo tính thống nhất. Trách nhiệm của họ là liên lạc với toàn bộ những người khác trong sơ đồ. Và để thông báo cho họ về tình trạng khủng hoảng.

3.Luyện tập cơ bản về công tác xử lý khủng hoảng.

Ứng phó với khủng hoảng truyền thông

• Lựa chọn 1 người sẽ phối hợp cùng với các đầu mối liên lạc. Để kiểm tra kỹ năng xử lý khủng hoảng truyền thông của họ một cách ngẫu nhiên. Hoặc tập luyện kỹ năng viết các phản hồi cho những bình luận tiêu cực trên kênh truyền thông, các mạng xã hội
• Ghi chú lại những điều bạn đã làm để xử lý những cuộc gọi hay bình luận tiêu cực. Đánh giá chúng và kiên trì luyện tập hơn nữa. Và đừng quên đưa chúng vào trong kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông của bạn.

Không quá chi tiết, nhưng dù bạn hoạt động trong lĩnh vực nào đi nữa. Thì các bước xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông trên cũng sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Tuy nhiên, đừng bao giờ quên rằng: Khi đối diện với công chúng, thì sự thành thật luôn được đánh giá cao. Còn nếu bạn muốn đào tạo, huấn luyện xử lý khủng hoảng kỹ hơn cho Doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.