1. Viết ra các nhiệm vụ của mỗi ngày trước thời hạn
2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
3. Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ của bạn
4. Bao gồm một số thời gian dự phòng trong lịch trình của bạn
5. Đánh giá lại các mục trên kế hoạch của bạn
6. Viết nhật ký

Cách bạn lên kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày trong công việc có thể tạo ra hoặc phá vỡ năng suất của bạn. Điều này có thể bắt đầu vào buổi sáng, ngày hôm trước hoặc thậm chí một hoặc hai tuần trước đó.

Được tổ chức sẽ có một tác động đáng kể đến năng suất của bạn . Nó có nghĩa là phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ và các chiến lược để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau trong thời gian ngắn nhất có thể.

Lên kế hoạch cho một ngày làm việc một cách tối ưu nói thì dễ hơn làm. Nếu bạn thường xuyên hoặc thỉnh thoảng thấy mình có một ngày bận rộn với công việc chỉ để đạt được ít thành tích cuối cùng, thì bạn không đơn độc. Giống như nhiều người, tất cả những gì bạn cần là khuấy động mọi thứ lên một chút.

Trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn cho bạn các chiến lược đã được chứng minh mà bạn cần thực hiện để tổ chức (các) ngày làm việc của mình tốt hơn. Thực hiện đúng cách, bạn sẽ thấy hiệu quả và năng suất của mình tăng vọt. 

Viết ra các nhiệm vụ của mỗi ngày trước thời hạn

Bạn muốn làm những công việc gì trong ngày? Tại thời điểm nào bạn phải hoàn thành mỗi? Bạn có đủ thời gian cho họ không?

Bạn phải bắt đầu mỗi ngày với câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này. Đó là lúc lịch hoặc bảng kế hoạch xuất hiện. Nó có thể là bảng kế hoạch hàng tuần hoặc hàng ngày. Công cụ lập kế hoạch có thể ở dạng kỹ thuật số hoặc bạn có thể sử dụng kiểu cũ và sử dụng một cuốn sổ ghi chép đơn giản.

Điều quan trọng là bạn chọn kế hoạch của bạn dựa trên sở thích và ngân sách của bạn. Công cụ được lựa chọn cũng cần phải có chức năng để hoàn thành công việc.

Bạn nên dễ dàng nhập dữ liệu, cũng như xem các mục cùng với thời gian được phân bổ ở mức độ chi tiết chính xác mà bạn cần.

Lịch kỹ thuật số sẽ có ý nghĩa hơn nếu bạn đang tìm kiếm sự tiện lợi. Bạn có thể có lịch trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình và có thể mang theo bên mình mọi lúc mọi nơi. Hoặc bạn có thể có nó trên đám mây nơi bạn có thể truy cập nó bằng máy tính xách tay , điện thoại, máy tính bảng hoặc bất kỳ thiết bị hỗ trợ internet nào khác có màn hình hiển thị.

Hầu hết các lịch kỹ thuật số như Lịch Google hoặc MS Outlook đều cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu và làm cho dữ liệu có thể truy cập được trên tất cả các thiết bị điện tử của bạn. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn lịch của mình mọi lúc, mọi nơi. Một số giải pháp cũng bao gồm lời nhắc, vì vậy bạn không bỏ lỡ lịch trình.

Công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số cũng cho phép bạn bao gồm các ghi chú khi cần thiết hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào một cách dễ dàng.

Dù bạn chọn công cụ lập kế hoạch bằng giấy hay kỹ thuật số, hãy đảm bảo rằng nó ghi lại kế hoạch hoạt động trong tuần ngay trước khi tuần bắt đầu. Đối với lịch hàng ngày, hãy cập nhật lịch trình cho ngày hôm trước.

Ý tưởng là tiếp cận mỗi ngày với một danh sách việc cần làm rõ ràng, chi tiết. Đây là cách chắc chắn nhất để quản lý thời gian của bạn hiệu quả hơn. Nó làm tăng khả năng bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hơn kịp thời và giảm khả năng quên mọi thứ.

Cách tiếp cận lịch của bạn

Lý tưởng nhất là bạn cần sắp xếp ngày của mình sao cho có đủ (hoặc nhiều hơn) thời gian cho những công việc thiết yếu.

Trừ khi bạn thường làm việc hiệu quả hơn vào thời điểm khác ngoài buổi sáng, ngày của bạn nên bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng hơn. Bằng cách này, bạn có nhiều khả năng hoàn thành chúng trong ngày. Những nhiệm vụ ít quan trọng hơn luôn có thể đợi sau nếu không đủ thời gian.

1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần làm. Sau đó, từ danh sách, hãy sắp xếp các mục theo thứ tự ưu tiên của chúng. Điều gì khẩn cấp hơn, và điều gì quan trọng hơn? Còn gì thách thức hơn? Nhiệm vụ nào có khả năng mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành?

Những nhiệm vụ quan trọng nhất nên đến đầu tiên trong lịch trình của bạn. Chúng cần được ưu tiên hoàn thành trước. Những việc ít quan trọng hơn nên được lên lịch chờ hoặc đặt vào cuối ngày hoặc cuối tuần – tùy thuộc vào loại lịch của bạn.

Khi bạn đã xác định và sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên, đã đến lúc đánh dấu chúng. Lịch điện tử sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện điều này. Chúng được tải với các tính năng như mã màu mà bạn có thể sử dụng để phân biệt các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao với các nhiệm vụ còn lại.

Đây cũng là lúc để ghi chú vào kế hoạch của bạn. Trong trường hợp có điều gì đó bạn cần nhớ về một nhiệm vụ, hãy chắc chắn rằng bạn ghi lại nó. Mỗi ghi chú được đặt bên cạnh nhiệm vụ tương ứng sẽ giúp bạn ghi nhớ những chi tiết tốt hơn thường dễ bị lãng quên.

2. Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ của bạn

Mỗi hoạt động sẽ cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Phân bổ lượng thời gian khác nhau cho các nhiệm vụ khác nhau dựa trên mức độ phức tạp của chúng và khả năng của bạn.

Hãy để những nhiệm vụ phức tạp hoặc đòi hỏi nhiều thời gian hơn chiếm phần lớn thời gian của bạn. Đồng thời, sắp xếp các nhiệm vụ khẩn cấp hơn trước trong lịch trình của bạn để bạn có thể hoàn thành chúng trước những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.

Là một phần trong ghi chú của bạn, bạn có thể cân nhắc chỉ ra lý do tại sao bạn cần nhiều thời gian như vậy cho từng nhiệm vụ tương ứng.

Hãy cân nhắc rằng những phiền nhiễu có xu hướng phát sinh, vì vậy lịch của bạn cần phải quan tâm đến những tỷ lệ cược như vậy. Đừng quên tính đến thời gian nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ. Hãy chắc chắn bao gồm thời gian cho mỗi trong số này, để không có sự nhầm lẫn ngoài ý muốn.

Ngay cả khi không có những phiền nhiễu ngoài ý muốn, hãy cẩn thận đừng đánh giá thấp lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ sẽ yêu cầu. Sẽ rất hữu ích nếu bạn phải suy nghĩ nhiều về việc quyết định phân bổ bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ.

3. Bao gồm một số thời gian dự phòng trong lịch trình của bạn

Thời gian dự phòng sẽ giải quyết những sự kiện không lường trước được trong ngày. Đó có thể là một cuộc họp báo khẩn cấp, một cuộc điện thoại dài với khách hàng hoặc một số trường hợp khẩn cấp khác.

Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu có thêm khoảng 20% ​​thời gian trong lịch trình của mình. Bạn sẽ rất vui vì đã bao gồm thêm những phút đó khi giờ đây bạn tránh bị tụt lại phía sau bất chấp sự gián đoạn bất ngờ đó.

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của một nhiệm vụ, có thể có khá nhiều thời gian dành cho việc chuẩn bị thực hiện công việc. Vì vậy, nó giúp thêm một số thời gian đệm để đảm bảo mọi thứ được xử lý chính xác hơn.

Lưu ý rằng bạn có thể cần thêm thời gian dự phòng nếu công việc của bạn khá khó đoán. Bạn không bao giờ có thể thực sự biết khi nào điều gì đó sẽ xảy ra, vì vậy tốt nhất là chuẩn bị cho nó. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải dằn vặt bản thân nếu điều đó xảy ra.

Một số gián đoạn khó dự đoán, nhưng có một số gián đoạn mà bạn có thể quản lý. Vì vậy, đối với một công việc khá khó lường, hãy cố gắng tìm cách quản lý những gián đoạn để bạn không buộc phải dành quá nhiều thời gian dự phòng.

Nếu bạn phải, hãy cân nhắc làm việc ngoài giờ hành chính thông thường. Bạn có thể ngạc nhiên khi thấy mình làm việc khá hiệu quả trong vài giờ bổ sung này. Tất cả chỉ là tính xem bạn có thể dành bao nhiêu giờ làm việc trong một ngày và phù hợp với các nhiệm vụ cần phải hoàn thành.

Đặt các nhiệm vụ quan trọng hơn lên đầu tiên trong lịch trình hàng ngày của bạn sẽ đảm bảo chúng có khả năng được hoàn thành bất chấp mọi thử thách không lường trước được.

Trong mọi trường hợp, danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ. Với nó, bạn sẽ dễ dàng tránh được những phiền nhiễu không cần thiết có thể ảnh hưởng đến năng suất của mình.

4. Đánh giá lại các mục trong kế hoạch của bạn

Mặc dù nguyên tắc chung là bám sát kế hoạch của bạn, nhưng đôi khi bạn sẽ phải điều chỉnh.

Các điều chỉnh có thể xảy ra do thay đổi trong hoạt động đã lên kế hoạch của bạn hoặc chỉ một số chi tiết mà bạn quên đưa vào ngay từ đầu.

Bằng cách quét sạch lịch của bạn, bạn có thể nhận thấy những khu vực có thể sử dụng một số điều chỉnh.

Nếu bạn phải chuyển thứ gì đó sang ngày hôm sau, hãy cân nhắc đặt chúng lên hàng đầu để sự thay đổi không ảnh hưởng xấu đến chúng. Ngoài ra, khi thực hiện các thay đổi, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ di chuyển những mục linh hoạt chứ không phải những mục có mức độ ưu tiên cao.

Viết nhật ký

Vào cuối ngày làm việc, hãy cân nhắc ghi lại đánh giá của bạn trong ngày để viết nhật ký. Đây là một cách tuyệt vời để đánh giá hiệu suất của bạn. Bạn đã đạt được mọi mục tiêu mà bạn đặt ra? Bạn có hoàn thành mọi nhiệm vụ trong thời gian quy định không? Có một xu hướng trong hiệu suất của bạn mà bạn cần phải hành động?

Từ nhật ký, bạn có thể biết mình cần tăng thêm thời gian cho các công việc hàng ngày hay giảm bớt. Hoặc, bạn cũng có thể biết liệu thời gian bạn đang phân bổ nhiệm vụ có hoàn hảo hay không.

Bất cứ thách thức hay thất vọng nào bạn gặp phải trong công việc sẽ được xoa dịu nếu bạn viết chúng ra dưới dạng nhật ký. Và bạn sẽ nhận ra rằng bạn cảm thấy tốt hơn nhiều sau bài tập 5-10 phút.

Kết luận

Nếu bạn đang vật lộn với năng suất và hiệu quả của mình trong công việc , thì có lẽ đã đến lúc bạn bắt đầu áp dụng những hướng dẫn lập kế hoạch công việc đã được thử nghiệm và đúng đắn này. Bạn sẽ vui mừng vì bạn đã làm được khi khả năng quản lý thời gian và hiệu quả của bạn bắt đầu tăng vọt.