QUY TRÌNH XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP P3

Bước 4: Các công cụ phần cứng, phần mềm để kiểm tra, giám sát, đo lường

Khi đưa ra các tiêu chí và quy trình rồi thì doanh nghiệp, người bán hàng cũng cần phải có các công cụ phần cứng hỗ trợ công việc, phần mềm hỗ trợ công việc, đồng thời cho phép nhân viên báo cáo công việc một cách thuận tiện, để kiểm tra, giám sát và đo lường. Nếu có điều kiện thì doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm chuyên biệt để phục vụ cho các công việc của mình, các phần mềm này có thể phải mua hoặc thuê trả phí hàng tháng từ vài trăm nghìn mỗi tháng đến vài triệu mỗi tháng hoặc nhiều hơn. Nếu chưa có điều kiện thì doanh nghiệp hoặc người bán hàng có thể sử dụng các ứng dụng phần mềm trực tuyến miễn phí phù hợp, hoặc dạng phần mềm như Google Docs hoặc Excel Online của Microsoft Office 365 kết hợp với các hội nhóm (Facebook, Zalo…) để giao công việc và kiểm tra công việc. Ưu điểm của việc sử dụng các công cụ phần mềm này là miễn phí, dễ sử dụng, nhược điểm là khó theo dõi và cần phải có kinh nghiệm làm các biểu mẫu cũng như tổng hợp các báo cáo. Thực sự thì hiện nay các hội nhóm (FB, Zalo) của trong công ty phát triển rất mạnh và điều này cũng làm tốn thời gian cũng như sự sao nhãng, phân tâm của nhân viên trong quá trình làm việc bởi vì dành nhiều thời gian để chat cũng như tìm kiếm lại các tài liệu chia sẻ trong nhóm. Việc thực hiện báo cáo, kiểm tra, đo lường, giám sát hằng ngày đối với nhân viên và khách hàng là vô cùng quan trọng. Các chủ doanh nghiệp hoặc người bán hàng cần phải dành thời gian quan sát các chỉ số này cũng như các báo cáo này đồng thời xem xét các phản hồi của khách hàng thông qua báo cáo hoặc trực tiếp liên hệ với khách hàng để nắm bắt thông tin và xử lý thông tin. Bởi suy cho đến cùng thì người quyết định cũng như người chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến khách hàng vẫn chính là chủ doanh nghiệp.

Một số công cụ phần mềm dùng cho việc quản lý nhân viên và giao việc từ xa: phần mềm chấm công; phần mềm làm việc văn bản cộng tác trực tuyến Google Docs (sheet, spread), Microsoft 365 (cực kỳ tuyệt vời); phần mềm CRM miễn phí; phần mềm giao việc Trello/ Asana (giao việc); phần mềm họp trực tuyến Zoom/ Google Meet, Microsoft Teams; phần mềm chia sẻ và hỗ trợ thao tác màn hình Ultraview, TeamViewer; phần mềm chat hội nhóm: Facebook Workspace hoặc Facebook Group, Zalo Group, Viber Group; phần mềm lưu trữ và chia sẻ dữ liệu: Google Drive, Microsoft OneDrive, Box.com, Mediafire…; phần mềm theo dõi thời gian làm việc của nhân viên làm việc tại nhà (hay phết đấy) https://www.bamboohr.com/ v.v…

Bước 5: Xác định các điểm tiếp, kênh, người, quy trình  xúc khách hàng trước, trong và sau bán

Doanh nghiệp và nhà quản lý cần xác định các điểm tiếp xúc, kênh tiếp xúc, vị trí nhân sự được phép tiêu xúc, quy trình tiếp xúc và tiêu chuẩn tiếp xúc để phục vụ khách hàng theo chu trình trước trong và sau bán. (Xem lại các nội dung về các điểm tiếp xúc). Và tiếp tục đào tạo cho nhân viên về vai trò, vị trí, tầm quan trọng, các yếu tố để đạt được thành công trong nhiệm vụ này, đề cao giá trị của họ trong đóng góp của họ đối với công ty. Một yếu tố quan trọng hơn nữa đó là phải biết kết nối cảm xúc của khách hàng và cảm xúc của nhân viên nội bộ – cùng nhau tương tác hỗ trợ vì khách hàng.

Xin trân trọng cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của tác giả Nguyễn Phan Anh Nếu các bạn hoặc các anh/chị cần tư vấn doanh nghiệp, tư vấn bán hàng, tư vấn chiến lược kinh doanh, marketing online, quảng cáo trực tuyến, chuyển đổi số và xử lý khủng hoảng truyền thông, hoặc hợp tác đào tạo, đào tạo theo yêu cầu của doanh nghiệp… xin vui lòng liên hệ với công ty PA Marketing hoặc chuyên gia Nguyễn Phan Anh của chúng tôi theo thông tin dưới đây.