Khủng hoảng truyền thông- thà giết nhầm còn hơn bỏ sót

Khủng hoảng truyền thông vốn đã là mối nguy với mọi doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị, cá nhân. Và mối nguy này ngày càng lớn hơn khi các mạng xã hội phát triển bùng nổ như hiện nay. “Đẻ ra” hàng triệu “nhà báo nghiệp dư”, “nhà biên soạn” công chúng.

Về cơ bản thì việc xử lý khủng hoảng cũng giống như việc dập tắt một đám cháy. Và bí quyết nằm ở chỗ có hay không phương pháp phòng và chữa cháy trước đó. Ngay cả khi chẳng có vụ cháy nào xảy ra, khi mọi thứ vẫn chỉ nằm ở dạng mầm mống, khả năng. Thì lời khuyên cho các bạn là “giết” từ trong trứng chứ đừng bỏ sót. Còn cụ thể như thế nào thì PA Marketing sẽ chia sẻ ngay dưới đây.

1.Cần phải luôn sẵn sàng đối mặt với khủng hoảng.

Luôn trong tâm thế sẵn sàng

• Như đã nói thì khủng hoảng truyền thông luôn bất ngờ xuất hiện vì nó luôn tồn tại và song hành trong mỗi bước phát triển của doanh nghiệp. Hoặc dù có dấu hiệu báo trước thì nó cũng rất nhỏ hoặc khó nhận ra. Nhưng không có nghĩa là bạn không thể nhận biết nguy cơ khủng hoảng truyền thông. Chỉ cần bạn kiểm soát và quản lý tốt nguồn thông tin về thương hiệu trên internet.
• Dù thế thì bạn cũng cần phải luôn trong tâm thế sẵn sàng “chữa cháy”. Đảm bảo các thiết bị, công cụ truyền thông, quan hệ công chúng…. tất cả đều sẵn sàng. Để nếu có một cuộc khủng hoảng truyền thông bất kỳ nào xảy ra. Bạn cũng chắc chắn rằng mình sẽ có ngay một đội chuyên nghiệp sẵn sàng và phản ứng nhanh nhất có thể. Kiểm soát các thông tin, giới săn tin. Cũng như lập ra danh sách các phương án ứng phó với khủng hoảng.

2.Luôn làm chủ trong hành động và thông tin về thương hiệu.

Kiểm soát thông tin về thương hiệu trong khủng hoảng truyền thông

• Hãy đảm bảo rằng bạn luôn ở thế chủ động. Vì nếu bạn chỉ cần chậm một bước khi phản ứng lại một sự việc khủng hoảng nào đó. Bạn sẽ bị nghiền nát, áp đảo và cuốn theo chiều của dư luận. Về những ti đồn, hình ảnh, những câu chuyện về bạn… Mà giới săn tin và cộng đồng “hùa” đưa lên tràn ngập khắp các trang thông tin. Nên nếu bạn không thể kiểm soát dòng tin, dữ kiện liên quan tới câu chuyện về bạn. Thì khủng hoảng truyền thông là điều tất yếu và hậu quả cực khôn lường.
• Còn nếu khủng hoảng đã xảy ra, bạn cũng cần phải thu thập được đầy đủ thông ti, dữ kiện. Để có thể cùng đánh giá, phân tích và nhanh chóng tìm ra nguyên nhân. Dập tắt khủng hoảng một cách nhanh chóng nhất và êm đẹp nhất. Cùng với đó thì việc chủ động cung cấp thông tin cho báo giới cũng rất cần thiết. Nỗ lực cung cấp càng nhiều càng tốt. Nhưng trước đó cần phải cân nhắc về việc thông tin nào nên đưa, thông tin nào cần giấu kín. Và tuyệt đối không nên đưa thông tin, hình ảnh tác động xấu hay ám chỉ đến hình ảnh của khách hàng.

3.Chủ động trong việc tạo mối quan hệ với báo giới, truyền thông.

Chủ động liên hệ, làm việc với giới truyền thông

• Việc mở trung tâm họp báo phục vụ truyền thông trong khủng hoảng cũng rất cần thiết. Nhưng bạn cần phải có sự chuẩn bị về những câu hỏi có thể gặp phải. Những thông tin nào có thể giải đáp, thông tin nào không được đưa ra. Và tránh tổ chức họp gần nơi xảy ra các sự kiện. Tránh những ống kính “nhòm ngó”, làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp, khách hàng.
• Trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông, việc liên lạc với giới truyền thông cũng rất cần thiết. Bạn nên tập hợp các số điện thoại, số máy nhắn tin hay các địa chỉ email… Để có thể nhanh chóng liên lạc với báo chí, thông báo về các thông tin mới nhất.

Đương nhiên trước đó bạn đã phải chọn ra người đại diện phát ngôn cho khủng hoảng. Người có đủ khả năng, kinh nghiệm đối mặt với báo chí. Biết cách giao tiếp, dùng từ ngữ chuẩn chỉ khi đối mặt với “thợ săn tin”.

4.Tận dụng sự phát triển của internet làm lợi thế khi xử lý khủng hoảng truyền thông.

Thiết lập kênh thông tin tuyệt mật cho nội bộ doanh nghiệp

• Internet là một kênh truyền thông tin vô cùng lý tưởng. Hãy thiết lập một địa chỉ Internet và đảm bảo duy trì 24/7 để cập nhật tin tức về vụ việc. Những hình ảnh, sự kiện, thông tin mới nhất liên quan. Nhưng phải chắc chắn rằng nó được bảo mật chặt chẽ.
• Chưa kể đến việc thông tin là một yếu tố mang tính quyết định sống còn trong khủng hoảng. Nên doanh nghiệp có thể sử dụng internet để quản lý, cung cấp nguồn thông tin tới báo giới trước khi công bố chính thức. Trong nhiều trường hợp đây là chiến thuật quyết định sinh tử cho doanh nghiệp trong khủng hoảng.

5.Duy trì thông tin trong khủng hoảng, đảm bảo chỉ có duy nhất sự thật.

Im hơi lặng tiếng trong khủng hoảng truyền thông chưa bao giờ là lựa chọn khôn ngoan. Bạn cần phải duy trì thông tin hàng ngày. Đảm bảo báo giới luôn có tin tức để cập nhất chính xác nhất từ bạn. Thay vì những suy luận, đồn đoán nào đó trôi nổi trên internet.

Bảo mật, làm chủ mọi thông tin đưa ra

• Thông điệp đưa ra hàng ngày cũng nên ngắn gọn, rõ ràng. Vì khi đang trong tâm bão thông tin về khủng hoảng. Công chúng sẽ không dành thời gian để đọc hết toàn bộ câu chuyện của bạn.
• Bạn cũng cần đảm bảo thông tin thật chính xác vì chỉ một sự sai lệch nhỏ. Bức màn tín nhiệm của bạn cũng sẽ bị xé toạc, những tin đồn đoán lệch lạc cũng được đà trỗi dậy.
• Cung cấp, cập nhật thông tin minh bạch nhưng không có nghĩa là có gì nói đó, kể lể tất cả. Nên nếu có thông tin, tài liệu bất lợi về mình. Hãy đảm bảo giữ thật chặt, chôn thật sâu vì không ai ép bạn phát tán chúng cả.

Ngoài ra trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông còn rất nhiều phát sinh khác. Chưa kể mỗi ngành nghề, lĩnh vực lại có những đặc thù khác nhau. Nhưng về cơ bản bạn nên đảm bảo những yếu tố kể trên. Còn chi tiết hơn cho từng ngành nghề, lĩnh vực. Nếu muốn tìm hiểu sâu, bạn có thể liên hệ để được tư vấn hoặc tham gia các khóa huấn luyện “Xử lý khủng hoảng truyền thông” của PA Marketing.